Tra cứu vận đơn và theo dõi trạng thái đơn hàng là công việc thường xuyên của các nhà bán hàng online. Tuy nhiên mỗi một đơn vị vận chuyển, sàn TMĐT sẽ có các cách theo dõi đơn hàng khác nhau gây ra không ít khó khăn cho những người bán hàng đa kênh. Sapo sẽ giúp bạn tổng hợp các cách kiểm tra vận đơn chi tiết và cụ thể trên từng đơn vị vận chuyển phổ biến hiện nay thông qua bài viết sau đây.
1.Tra cứu vận đơn là gì?
Tra cứu vận đơn là việc định vị được đơn hàng của bạn đã và đang trong trạng thái như thế nào và lộ trình giao hàng như thế nào. Việc kiểm tra vận đơn được thực hiện thông qua mã đơn hàng hoặc mã vận đơn tùy theo hệ thống quản lý.
2. Tại sao cần phải kiểm tra vận đơn?
- Kiểm tra vận đơn là nhu cầu cần thiết trong dịch vụ giao hàng
Nếu như trước kia nếu muốn biết hành trình bưu phẩm bạn phải gọi trực tiếp cho đơn vị quản lý vận chuyển và mất thời gian để họ kiểm tra cho bạn. Nhưng khi thương mại điện tử phát triển mạnh, số lượng đơn hàng cần tra cứu ngày càng khổng lồ. Một tính năng tra cứu mã vận đơn sẽ là một giải pháp giúp cả người bán và người mua có thể tiết kiệm thời gian và chủ động trong việc theo dõi đơn hàng của mình.
- Xử lý kịp thời những tình huống phát sinh bất ngờ
Quá trình vận chuyển hàng hóa không lúc nào cũng thuận lợi, mà trong hành trình bưu phẩm luôn luôn có những tình huống phát sinh bất ngờ: giao nhầm đơn hàng, khách hàng hẹn lịch lấy hàng, khách hàng không nhận được hàng,...
Khi kiểm tra đơn hàng thông qua mã vận đơn, người bán sẽ biết được sự cố đó là gì, mức độ nghiêm trọng của nó để đưa ra phương pháp xử lý ngay lập tức.
3. Hướng dẫn tra cứu vận đơn của các đơn vị giao hàng trên toàn quốc
3.1. Kiểm tra vận đơn Viettel Post
Công cụ tra cứu đơn hàng Viettel Post cung cấp thông tin thực về hành trình của bưu gửi và kết quả chuyển phát hàng với các nội dung gồm: số vận đơn (bill), thời gian gửi, bưu cục nhận, bưu cục hiện thời, trạng thái vận đơn, kết quả phát… Để kiểm tra đơn hàng Viettel bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau để thực hiện:
Cách 1: Tra cứu mã vận đơn Viettel online qua mạng Internet
Bạn hãy kiểm tra mã vận đơn trên phiếu giao hàng của mình và điền mã vào form tìm kiếm trên tính năng Tra cứu hành trình đơn hàng của Viettel Post:
Kết quả bạn nhận được sau khi tra hành trình Viettel, thông tin về mã vận đơn, trạng thái đơn hàng của một hay nhiều đơn hàng. Người dùng có thể thấy hành trình bưu phẩm Viettel của mình. Cho tới khi dòng trạng thái chuyển sang Phát thành công thì lúc này bưu phẩm của bạn đã được giao tới nơi rồi nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng Viettel Post “cực dễ dàng” cho các chủ shop online
Cách 2: Tra cứu vận đơn Viettel bằng tin nhắn mẫu
Bạn muốn kiểm tra vận đơn của Viettel nhưng chẳng may ở xung quanh không thể kết nối mạng, hãy thử liên hệ với bộ phận tra cứu của Viettel Post qua SMS để theo dõi các đơn hàng viettel mọi lúc, mọi nơi.
Cú pháp tin nhắn SMS: Track ma_so_van_don gửi 178 (miễn phí đối với thuê bao Viettel).
Chú ý: Sẽ mất phí nếu thuê bao của bạn không phải là Viettel
3.2. Hướng dẫn kiểm tra vận đơn EMS
EMS là dịch vụ chuyển phát nhanh hàng hóa bưu phẩm, đây là một dịch vụ của VNPost. Do tên gọi khác nhau nên vẫn có nhiều bạn tưởng VNPost, VNPT là những đơn vị ship hàng riêng.
Thực chất nó đều là tên gọi của EMS do tổng công ty bưu điện Việt Nam cung cấp. Đơn vị vận chuyển qua bưu điện nên ngoài cách tra cứu mã vận đơn VNPost thông thường qua tin nhắn, hiện nay bạn có thể theo dõi các đơn hàng online trên EMS bằng mã vận đơn như sau:
Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện từ A-Z cho người mới bắt đầu
- Cách 1: Kiểm tra trực tiếp thông qua tra mã vận đơn bưu điện
Bạn có thể trực tiếp kiểm tra hành trình bưu phẩm của mình theo mã vận đơn có sẵn trên trang Vietnam Post. Tiếp theo là nhập số đơn hàng vào ô và chọn Tra cứu. Đặc biệt, EMS còn cho bạn lựa chọn tra cứu nhiều đơn hàng cùng một lúc ( tối đa là 10 đơn hàng).
- Cách 2: Kiểm tra vận đơn bưu điện qua tin nhắn SMS
Để kiểm tra vận đơn EMS qua tin nhắn, bạn làm theo cú pháp sau:
EMS ExxxxxxxxVN gửi tới số 8176
Trong đó: ExxxxxxxxVN là mã vận đơn gồm 13 ký tự.
Chú ý: Bạn sẽ phải trả cước phí dịch vụ 1000 đồng/ tin nhắn tra cứu đơn hàng bưu điện
3.3. Hướng dẫn tra cứu vận đơn Giao hàng tiết kiệm
Hiện nay, Giao hàng tiết kiệm (GHTK) chỉ cung cấp hình thức online để kiểm tra đơn hàng đã gửi qua GHTK. Người tra cứu chỉ cần truy cập vào website Giaohangtietkiem.vn > Chọn Tra cứu đơn hàng >Chọn Tìm đơn.
Hộp thoại tra cứu sẽ hiển thị địa điểm, thời gian, trạng thái đơn hàng giúp bạn theo dõi mọi lúc mọi nơi.
Điều đặc biệt, GHTK tự tạo cho mình mã vận đơn riêng biệt. Thông qua kiểm tra mã vận đơn bạn có thể phân biệt đơn hàng nào của đơn vị này.
3.4. Hướng dẫn tra cứu vận đơn Giao hàng nhanh
Có hai cách để bạn kiểm tra trạng thái đơn hàng trên Giao hàng nhanh:
- Cách 1: Theo dõi bằng mã giao vận
Hiện nay, Giao hàng nhanh (GNH) đã có ứng dụng kiểm tra vận đơn trên app của mình với giao diện dễ sử dụng. Các bước tra cứu đơn hàng GHN tương tự với tra cứu mã vận đơn GHTK. Truy cập vào app Giao hàng nhanhvà nhập mã đơn hàng ngay trên thanh tìm kiếm.
Quá trình kiểm tra mã vận đơn GHN cần bắt buộc phải có mã giao vận. Nhưng nếu trong trường hợp bất ngờ nào đó hoặc bạn không nhớ mã đơn hàng, hãy tham khảo cách 2 để tra cứu đơn hàng của GHN nhé.
- Cách 2: Theo dõi bằng mã vạch (chỉ sử dụng trên hệ điều hành của IOS)
Sau khi tải app của GHN, bạn có thể chọn phương thức tìm kiếm bằng mã vạch ở ô Tìm kiếm, đưa máy ảnh và tiến ảnh quét mã vạch có trên phiếu giao hàng. Sau khi quét, thông tin về lịch trình, thời gian giao,... đều hiện ra đầy đủ như tìm kiếm bằng mã vận đơn và bạn có thể chia sẻ thông tin tìm kiếm này cho khách hàng, đối tác của mình.
Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách gửi hàng Giao hàng nhanh cho các shop online
3.5. Hướng dẫn tra cứu vận đơn Kerry
Tương tự như Giao hàng nhanh, tra cứu mã vận đơn Kerry cũng cho bạn kiểm tra đơn hàng qua hai cách phổ biến: tìm kiếm trực tiếp bằng mã vận đơn và tìm kiếm bằng mã vạch ngay trên thanh tìm kiếm tại trang chủ Kerry.
Tính năng theo dõi đơn hàng Kerry bằng mã vạch có thể dử dụng trên Android và IOS
3.6. Hướng dẫn tra cứu vận đơn FedEx
Xu hướng toàn cầu hóa được phát triển rộng rãi trên các quốc gia, do đó nhu cầu trao đổi hàng hóa, vật phẩm giữa các quốc gia là điều tất yếu. Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế FedEx được ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa cấp thiết, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bạn cần phải truy cập trang chủ FedEx, và điền ID theo dõi vào ô tìm kiếm để tra cứu thông tin của đơn hàng. Khác với những đơn vị khác, FedEx còn cung cấp cho bạn những tiện ích ưu việt khác:
- Tải lên lô hàng tự động
FedEx theo dõi tất cả các đơn hàng của bạn kể cả đã hoàn thành, công cụ thống kê cụ thể giúp bạn có thể chủ động giám sát tất cả các lô hàng trong và ngoài nước, cũng như các chuyến hàng của bên thứ ba lập hóa đơn cho tài khoản của bạn.
- Xử lý dữ liệu
Với chức năng tùy chỉnh, bạn có thể dễ dàng xem danh sách, tùy chọn lọc, thêm sửa xóa thông tin để xử lý, sắp xếp dữ liệu khoa học và chính xác ngay trên giao diện của website.
Những thông tin hiện tại sẽ được lưu tự động và bạn hoàn toàn có thể tải bất kỳ tập hợp cột đã lưu trong máy thêm vào danh sách.
- Xuất dữ liệu
Có thể bạn sẽ cần tới chức năng này để tạo báo cáo hoặc lập thống kê. Tùy chọn này cho phép bạn xuất dữ liệu kho hàng của mình ở định dạng bảng tính hoặc XML.
3.7 Tra cứu vận đơn J&T
J&T là đơn vị vẩn chuyển mới trong thời gian gần đây, đã được kết nối với nhiều sàn thương mại điện tử và thường được người bán và mua sử dụng. Để kiểm tra đơn hàng trên J&T, người dùng chỉ cần truy cập vào Trang chủ > Tra cứu > Vận đơn.
Đọc thêm: Top 4 đơn vị giao hàng trong ngày được sử dụng nhiều nhất
3.8 Tra cứu vận đơn Ninja Vân
Cùng với J&T, NinjaVan là một trong những đơn vị vận chuyển mới xuất hiện trong thời gian gần đây. NinjaVan có cước phí phải chăng dược lòng cả người mua và bán hàng online. Cách thức tra cứu đơn hàng trên NinjaVan rất đơn giản, Bạn chỉ cần truy cập vào trang chủ NinjaVaan > Theo dõi đơn > Nhập mã vận đơn.
4. Cách theo dõi đơn hàng trên các sàn TMĐT
4.1. Cách theo dõi đơn hàng Tiki
Nhận thấy nhu cầu đặc biệt từ người tiêu dùng, Tiki ngoài những chương trình khuyến mãi giảm giá, đội ngũ tiki cũng đã cho ra mắt dịch vụ giao hàng riêng của mình nhằm thỏa mãn nhu cầu riêng của từng khách hàng.
Vậy bạn có biết cách làm thế nào để tra cứu đơn hàng Tiki? Rất đơn giản,hãy truy cập theo đường link: tiki.vn/tracking-order-form. và đăng nhập vào tài khoản thực hiện đơn hàng mà bạn muốn kiểm tra. Sau khi thực hiện xong bước đăng nhập vào tài khoản, Tiki sẽ trực tiếp chuyển bạn tới trạng thái của đơn hàng gần nhất bạn thực hiện, nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết bạn hãy click vào mã Code để xem tình trạng chi tiết.
Chọn mã đơn hàng cần theo dõi để xem chi tiết đơn hàng
Trên đây là cách tra cứu đơn hàng Tiki trên phiên bản web, nhưng bạn hoàn toàn có thể thao tác tương tự trên App Tiki.
4.2. Cách theo dõi đơn hàng Lazada
Để kiểm tra đơn hàng Lazada, có 3 cách để bạn thực hiện.
- Cách 1: Kiểm tra tình trạng đơn hàng Lazada ở mục Đơn hàng của tôi
Ở cả phiên bản web và phiên bản app, bạn chỉ cần truy cập mục Tài khoản > chọn Đơn hàng của tôi > chọn Dãy mã đơn hàng > Quản lý hoặc bạn có thể tra trạng thái đơn hàng của mình ngay trên thanh tìm kiếm. Tại đây bạn sẽ biết được toàn bộ thông tin từ mã vận đơn, lộ trình giao vận, thông tin nhà vận chuyển,...
- Cách 2: Kiểm tra tình trạng đơn hàng trên Lazada tại trang tracker.lel.asia
Đây là trang web để kiểm tra đơn hàng Lazada sử dụng cho tất cả các quốc gia. Để sử dụng được phương pháp này bắt buộc bạn phải có mã vận đơn để tra cứu. Vậy mã vận đơn lấy ở đâu?
Hãy kiểm tra mã vận đơn trên chính đơn hàng của mình hoặc trong mục quản lý đơn hàng như cách 1. Điền trực tiếp mã vào ô và chọn Tìm kiếm. Đây là hệ thống tìm kiếm chung để theo dõi mọi đơn hàng Lazada trên tất cả quốc gia mà Lazada đang hoạt động.
- Cách 3: Kiểm tra đơn hàng Lazada trên website của đơn vị vận chuyển
Mặc dù, đã có đơn vị vận chuyển riêng của mình là Lazada Express (LEX), nhưng để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Người bán có thể lựa chọn đơn vị vận chuyển như:
- Vinacapital: vncpost.com/hanh-trinh-don-hang
- Giao hàng nhanh: ghn.vn/Tracking
- Vietnampost: ems.com.vn
- DHL: dhl.com.vn
(Chú ý: Để dùng cách này, bạn cần biết chắc chắn đơn vị vận chuyển và mã số vận đơn)
Bạn phải trực tiếp truy cập vào trang kiểm tra vận đơn của từng đối tác và nhập mã vận đơn vào. Tình trạng đơn hàng cũng được cập nhật y hệt như cách bạn tra cứu đơn hàng Lazada.
Đọc thêm: Cách quản lý đơn hàng online cực hiệu quả dành cho các shop
4.3. Cách theo dõi đơn hàng Sendo
- Cách 1: Cách kiểm tra vận đơn thông qua Email đã đăng ký
Mỗi khi có đơn hàng mới hoặc có vấn đề với đơn hàng, hệ thống Sendo đều gửi thông tin đơn hàng vào Mail của Shop, bạn hoàn toàn có thể theo dõi vận đơn trong chính Email của mình. Tuy nhiên, cách này khá mất thời gian và cũng không kiểm tra đầy đủ thông tin bằng cách trực tiếp tra cứu đơn hàng Sendo trên trang quản trị người bán
- Cách 2: Tra cứu đơn hàng Sendo thông qua trang quản trị người bán
Tại trang chủ, chọn mục Đơn hàng, chọn Tất cả để xem toàn bộ đơn hàng shop có hoặc chọn lọc theo từng thuộc tính của đơn hàng: Mã đơn hàng, tình trạng đơn hàng, nhà vận chuyển…Sau đó bấm nút Tìm.
4.4. Cách theo dõi đơn hàng Shopee
Cũng giống như các sàn thương mại điện tử khác Shopee cũng cung cấp tới người bán cách thức tra cứu đơn hàng Shopee dễ dàng, nhanh chóng:
- Cách 1: Tra cứu mã đơn hàng qua tài khoản
Cách này được người bán sử dụng thường xuyên nhất bởi sự tiện lợi khi kiểm tra hành trình bưu phẩm ngay trong chính tài khoản. Cách theo dõi tấ cả đơn hàng Shopee qua tài khoản cũng tương tự như cách tra cứu đơn hàng trên Lazada:
Đăng nhập > Tôi > Bán hàng > Xem lịch sử mua hàng > Xem chi tiết.
- Cách 2: Kiểm tra trạng thái đơn hàng s trên trang tracuu.shopee.vn
Nếu như cách tra cứu mã vận đơn trên áp dụng cho những trường hợp chưa có, mất, không biết mã vận đơn, nhưng khi bạn có mã vận đơn bạn có thể kiểm tra được tình trạng chi tiết của đơn hàng đó.
- Cách 3: Kiểm tra đơn hàng trên Shopee trên website của đơn vị vận chuyển
Giao hàng tiết kiệm: giaohangtietkiem.vn/tra-cuu-van-don
Giao hàng nhanh: ghn.vn
VN Post: vnpost.vn/vi-vn/dinh-vi/buu-pham
Viettel Post: viettelpost.com.vn/Tracking
Đọc thêm: Hướng dẫn cách ship hàng qua Shopee cho các shop online
5. Một số kinh nghiệm và cách xử lý tình huống khi ship hàng
- Chuẩn bị đủ tốt
Sự chuẩn bị một dịch vụ/sản phẩm tốt là tiền đề giúp cho shop online tiến gần hơn đến khách hàng, giúp quá trình giao vận thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Bạn cần đảm bảo sản phẩm hoàn toàn giống với những mô tả với khách hàng, có đội ngũ quản lý đơn hàng, quản lý đơn vị ship để xử lý những vấn đề phát sinh.
Nhiều chủ shop online thường không có nhân viên quản lý đơn hàng và ship hàng dẫn đến xử lý quá nhiều việc, chồng chéo và không kiểm soát được khâu vận chuyển. Do đó, một nhân viên xử lý đơn hàng là việc cần thiết.
Xem thêm: Mẹo ship hàng nhanh và an toàn cho các chủ shop kinh doanh online
- Cách xử lý những tình huống ship hàng không thành công
Tại sao đơn hàng của tôi giao không thành công? Lý do bắt nguồn từ đâu, do ai? Sau đây là những lý do thường gặp khi ship hàng online:
- Sai địa điểm giao hàng, thời gian, người giao
Hãy chủ động liên hệ với khách hàng để sắp xếp lịch nhận hàng và địa điểm giao hàng lại với khách hàng. (Đừng quên thông báo hành trình bưu phẩm thay đổi với bên giao hàng để kịp thời thay đổi nhé)
- Khách hàng không nhận hàng
Khách hàng không nhận đã đặt hàng, từ chối nhận hàng: Hãy ngay lập tức rà soát lại thông tin từ bước đầu và tìm cách liên hệ với người đặt hàng, nên nhớ dù có thế nào vẫn giữ thái độ thật nhẹ nhàng và tôn trọng. Đấy là cách tốt nhất bạn có thể ứng xử trong trường hợp này.
- Khách hàng hoàn trả lại sản phẩm sau khi mở ra xem
Họ đã mở ra xem hàng là có ý muốn nhận hàng, vậy tại sao họ lại trả lại? Hãy tìm mọi cách để tìm ra nguyên nhân và khiến khách hàng không trả lại hàng. Hỏi han và xin góp ý là một ý tưởng hay. Hãy tận tình chăm sóc những khách hàng này, bởi chính họ sẽ đưa ra bài học để công việc của bạn phát triển.
Đừng quên đưa ra giải pháp khắc phục ngay lập tức và cảm ơn họ vì những chia sẻ. Bạn sẽ lấy lại thiện cảm và lòng tin của khách hàng ngay lập tức.
- Không có đội ngũ quản lý, xử lý rủi ro
Như đã nêu ở trên hầu hết các shop online nhỏ thường không có đội ngũ quản lý kiểm tra vận đơn. Nên những đơn hàng xảy ra sự cố chủ yếu sẽ trả lại người bán.
Như vậy, vừa gây tốn kém cho người kinh doanh lại vừa khiến khách hàng khó chịu, mất lòng tin. Vậy nếu bạn chưa đủ khả năng để chi trả cho một nhân viên quản lý, đợi gì mà không để công nghệ hỗ trợ bạn. Hãy sử dụng ứng dụng giao hàng của Sapo hoặc các ứng dụng khác tích hợp quản lý đơn hàng để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất.
Nếu bạn muốn tra cứu và theo dõi đơn hàng nhanh chóng, tiện lợi, hãy tải ngay ứng dụng Sapo Go để trải nghiệm ngay nhé:
[the_ad id="11"]
Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của Sapo, bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích về cách tra cứu vận đơn cũng như kiểm tra đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn.
