Full Time Equivalent (viết tắt: FTE) là một thuật ngữ được nhiều nhà phân tích kinh tế - tài chính sử dụng. Vậy Full Time Equivalent là gì và có những ứng dụng gì trong kinh doanh? Hãy cùng SSBM Việt Nam tìm hiểu qua nội dung sau đây.
1. Full Time Equivalent (FTE) là gì?
Nghĩa tiếng Việt của thuật ngữ Full Time Equivalent có thể tạm dịch là Đại lượng tương đương toàn thời gian. Đây là một đại lượng dùng để đo lường khối lượng công việc của một vị trí được tuyển dụng bằng cách quy ước tương đương về một khối lượng công việc cụ thể của tổ chức.
Thuật ngữ kinh tế này được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh, nhưng thể hiện rõ nét nhất là ở mảng Nhân sự hoặc Quản trị dự án. Mục đích của đại lượng này là nhằm tính toán “lượng thời gian làm việc cần thiết” (số giờ làm việc) thay cho “số lượng nhân viên cần thiết” (Headcount).
Thông thường, một nhân viên chính thức toàn thời gian của doanh nghiệp được quy ước là 1 FTE, còn nhân viên làm bán thời gian (part-time) được tính là ½ FTE.
2. Cách tính toán FTE
Như vậy, sau khi đã nắm được khái niệm cơ bản về Full Time Equivalent là gì, chúng ta cần phải biết cách để tính toán nó. Hiện nay, có 2 cách tính FTE cơ bản như sau:
2.1. Cách 1
Đây là phương pháp tính toán FTE dựa trên công thức quy ước. Công thức chung cho cách tính này được áp dụng như sau:
FTE = Workload (Khối lượng công việc theo giờ) / Working Time Norm (Định mức thời gian làm việc)
Phương pháp này được áp dụng khi doanh nghiệp cần hoạch định một chiến lược về nhân sự nói chung và tuyển dụng nói riêng trong tương lai. Workload ở đây chính là khối lượng công việc mà một nhân sự (Headcount) có thể xử lý trong một đơn vị thời gian (có thể là 1 ngày hoặc 1 năm) và được quy về giờ làm việc.
Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn cách tính giá trị Full Time Equivalent:
- Để hoàn thành công việc kế toán của công ty, một nhân viên cần 480 giờ Workload.
- Chính sách về thời gian làm việc của công ty (Working Time Norm): 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần và 4 tuần/tháng, tương đương với 160 giờ làm việc (Working Time).
- Như vậy, FTE = Workload / Working Time Norm = 480 / 160 = 3 FTEs. Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ cần 3 nhân viên toàn thời gian để đảm bảo tiến độ công việc kế toán, hoặc kết hợp giữa nhân viên toàn thời gian và bán thời gian, miễn là tổng thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên kế toán bằng 480 giờ/tháng.
2.2. Cách 2
Phương pháp này được sử dụng để tính toán Full Time Equivalent dựa trên nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp nhằm đánh giá hiệu quả thực tế về nguồn nhân lực. Quy trình xác định FTE theo cách 2 được tiến hành theo từng bước như sau:
- Bước 1: Thống kê danh sách và thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên đang làm việc tại công ty, bao gồm cả full-time và part-time.
Lưu ý: Số giờ làm việc này không bao gồm số giờ nghỉ phép (Annual Leave), nghỉ ốm (Medical Leave) và nghỉ lễ, Tết (Holiday Leave).
- Bước 2: Xác định Working Time Norm theo giờ và theo năm.
Định mức thời gian làm việc phổ biến hiện nay ở Việt Nam là 40 giờ/tuần hoặc 48 giờ/tuần, tương đương với 2.080 giờ/năm hoặc 2.496 giờ/năm. Những nhân viên làm đủ thời gian trên sẽ được tính là full-time và ngược lại sẽ được tính là part-time.
- Bước 3: Tính tổng Working Time của toàn bộ nhân viên trong 1 năm.
Lưu ý: Cần cộng toàn bộ thời gian làm việc của cả nhân viên toàn thời gian (full-time) và nhân viên bán thời gian (part-time).
- Bước 4: Tính FTE cho tổng thể doanh nghiệp.
Bằng cách lấy Total Working Time (Bước 3) / Working Time Norm (Bước 2), ta sẽ tính được FTE cho cả doanh nghiệp.
Ví dụ: Total Working Time của doanh nghiệp là 124.800 giờ/năm và Working Time Norm là 2.080 giờ/năm, thì FTE cần thiết để hoàn thành công việc là 60 FTEs.
- Xem thêm: Học MBA online như thế nào? Tìm hiểu thêm về MBA
3. Ý nghĩa của việc ứng dụng FTE
Full Time Equivalent khi được tính toán chính xác và áp dụng đúng cách sẽ mang lại nhiều ý nghĩa đối với một doanh nghiệp nói chung hoặc một dự án cụ thể. Dưới đây là một số vai trò tiêu biểu khi sử dụng FTE trong quản trị nguồn nhân lực:
3.1. Full Time Equivalent giúp xác định đúng nguồn lực cần thiết
Full Time Equivalent giúp cho nhà quản trị nguồn nhân lực hình thành chiến lược nhân sự thuận lợi hơn và phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp hơn. Các nhà hoạch định nguồn nhân lực hoặc quản trị dự án thường quan tâm đến đại lượng FTE hơn số Headcount (số lượng nhân viên).
Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay lại ưa chuộng và sử dụng số Headcount nhiều hơn đại lượng FTE, vì sự tách bạch giữa nhân viên chính thức (full-time) và nhân viên bán thời gian (part-time). Hai loại hình nhân viên này có sự khác biệt rõ rệt về chế độ phúc lợi cũng như các yếu tố liên quan đến pháp lý hiện hành.
3.2. Thiết kế ngân sách
Đại lượng FTE giúp bộ phận Nhân sự dự trù ngân sách cần thiết cho nguồn nhân lực một cách chính xác. Dựa vào kết quả giá trị Full Time Equivalent và chi phí chi trả cho mỗi giờ công, doanh nghiệp có thể tính toán được ngân sách cần thiết để đảm bảo tiến độ trả lương.
Mặt khác, các nhà quản trị dự án hay phân tích tài chính cũng có thể xem xét phần chi phí này để cân nhắc và tính toán mức độ hiệu quả của dự án dựa trên hiệu quả của nguồn nhân lực.
3.3. Đánh giá được hiệu quả của nhân lực
Full Time Equivalent cũng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp xác định và đánh giá được hiệu suất của nguồn nhân lực.
Ví dụ, FTE khi tính toán để hoàn thành Workload là 60, và doanh nghiệp hiện đã tuyển dụng đủ nhân lực tương ứng với 60 FTEs đó. Tuy nhiên, hiệu suất công việc thực tế lại không đạt được mục tiêu hoạt động đã đề ra. Đây chính là lúc những nhà quản trị xem xét lại hiệu quả nguồn nhân lực hiện hữu trong doanh nghiệp.
Mặt khác, với cùng một số FTE cần thiết là 60 FTEs, nhưng việc sử dụng nguồn nhân lực như thế nào sẽ cho hiệu quả hơn cũng là một vấn đề cần quan tâm. Doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp tuyển dụng giữa nhân viên toàn thời gian và nhân viên bán thời gian với một tỷ lệ hợp lý để đạt được hiệu suất nhân lực tối ưu nhất, đồng thời tối thiểu hóa chi phí cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đây cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản trị nguồn nhân lực.
3.4. Nền tảng xác định phúc lợi nhân viên
Bộ Luật Lao động hiện hành ở Việt Nam có những quy định và chính sách rõ ràng đối với những phúc lợi bắt buộc đối với nhân viên của doanh nghiệp. Vì thế, tính toán FTE một cách chính xác sẽ giúp cho doanh nghiệp có được cơ sở đúng đắn để xác định phúc lợi cho nhân viên, tránh tình trạng sai sót hoặc không đầy đủ.
Như vậy, SSBM Việt Nam đã hoàn thành giải đáp cho bạn về thuật ngữ Full Time Equivalent là gì cũng như phương pháp tính toán và áp dụng đại lượng này vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ vào FTE, những nhà quản trị nguồn nhân lực trong công ty sẽ có thêm một cơ sở để hoạch định ra chiến lược nhân sự phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.
