FIT là gì? TIPs chinh phục với quy trình chuẩn 5 sao

FIT là gì? Nhóm khách hàng tiềm năng với quy chuẩn check in, check out chuyên biệt mà lễ tân cần nắm vững chi tiết

FIT là gì? Khái niệm không quá mới trong kinh doanh khách sạn. Nó được viết tắt từ cụm từ Frequent Independent Travelers (FIT). Thuật ngữ này dùng để chỉ nhóm khách du lịch lẻ/ tự do. Vậy quy trình phục vụ nhóm khách hàng này có gì đặc biệt? Nhân viên lễ tân cần lưu ý những yếu tố gì khi tiếp đón? Xem ngay bài viết dưới đây để có câu trả lời chi tiết nhất.

1. FIT trong du lịch là gì?

FIT là cụm từ viết tắt của Frequent Independent Travelers. Thuật ngữ này chỉ khách du lịch tự do/ khách lẻ lưu trú tại khách sạn. Họ có thể là khách du lịch lẻ, tự do, tự túc, đi du lịch một mình, gia đình nhỏ, nhóm bạn bè,… mà không đi theo công ty hay tour.

2. Ưu điểm của FIT

Fit mang lại lựa chọn linh hoạt hơn trong các dịch vụ, chương trình mà họ quan tâm. Mỗi nhóm khách hàng lại có nhu cầu và mong muốn khác nhau. Do đó, cần có cách thức phù hợp để tiếp cận đa dạng yêu cầu trên. Và FIT là giải pháp hoàn hảo nhất. Bởi nó có thể được điều chỉnh theo mong muốn của từng cá nhân cụ thể. Họ có thể đến bất cứ đâu và sử dụng bất kỳ dịch vụ nào mà họ mong muốn.

3. Những điều cần chuẩn bị trước khi check-in cho khách FIT

• Kiểm tra lại chi tiết thông tin Booking. Bao gồm: ngày lưu trú, loại phòng, giá phòng, hình thức thanh toán, dịch vụ đặc biệt được yêu cầu.
• Xác nhận lại thông tin với các bộ phận để hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Chẳng hạn như bộ phận buồng phòng đã sẵn sàng phòng đón khách hay chưa,…
• Sẵn sàng và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết. Bao gồm: Phiếu xác nhận, hóa đơn thanh toán, ghi nhớ một số yêu cầu của khách, thẻ từ cho khách,…
• Vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng tại quầy lễ tân.

Xem thêm:

• GIT là gì? Tất tần tật về thuật ngữ GIT trong ngành du lịch - khách sạn
• 7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

4. Các bước thực hiện Check-in cho khách FIT

Dưới đây là quy trình thực hiện check in cho khách FIT mà nhân viên lễ tân cần nắm vững.

4.1 Chào đón khách

• Nhiệt tình, niềm nở chào đón khách đến với khách sạn. Nếu khách quen thì nên gọi bằng tên của khách.
• Tiếp nhận thông tin cá nhân của khách.

4.2 Tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách

• Xin thông tin đặt phòng. Nếu khách đã đặt trước thì kiểm tra lại trên hệ thống và xác nhận lại.
• Nếu khách chưa đặt trước thì hỏi nhu cầu của khách để gợi ý phòng và mức giá phù hợp. Đồng thời, giới thiệu thêm một số dịch vụ đi kèm.
• Xác nhận lại thông tin đặt phòng với khách. Bao gồm: Số lượng, loại phòng, mức giá, dịch vụ đi kèm hoặc yêu cầu (nếu có).

4.3 Điền đầy đủ các biểu mẫu và phương thức thanh toán.

Điền đầy đủ các biểu mẫu

• Tiếp nhận giấy tờ tùy thân của khách và yêu cầu họ cung cấp thông tin cần thiết. Hướng dẫn khách điền vào phiếu đăng ký khách sạn. Đồng thời, đối chiếu với chứng minh thư để xác nhận các thông tin. Sau đó, hoàn thành phiếu đăng ký nhận phòng.
• Tiếp nhận những yêu cầu khác của khách nếu có để ghi chú trên phần phềm.

Xác nhận phương thức thanh toán

• Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì khéo léo yêu cầu khách đặt cọc. Số tiến thường tương được hoặc lớn hơn tiền phòng. Sau đó, đưa biên nhận cho khách và dặn khách giữ đến khi thanh toán.
• Nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dụng thì mượn thẻ của khách để kiểm tra tính hợp lệ.
• Nếu khách sử dụng coupon, voucher giảm giá, khuyến mãi thì nhân viên phải xác nhận lại thông tin với khách. Thông báo thêm một số thông tin khác. Chẳng hạn như: Tiệc buffet, thời gian, địa điểm ăn sáng, ​​chương trình khuyến mãi
• (nếu có),…

4.4 Thông báo số phòng, giao khóa

• Thông tin cho khách về số phòng hoặc chỉ cho khách số phòng trên thẻ khóa nếu họ muốn được bảo mật.
• Giao thẻ từ khóa phòng và thông báo một số quy định liên quan đến sử dụng thẻ phòng.

4.5 Giới thiệu thông tin và gợi ý khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn

• Hướng dẫn sử dụng các dịch vụ tại khách sạn, vị trí các khu vực nhà hàng, spa, gợi ý thêm một số điểm đến,… Bao gồm vị trí và thời gian phục vụ.
• Giới thiệu các phiếu dịch vụ miễn phí khác (nếu có) như: massage, xông hơi, buffet sáng,…
• Tư vấn các dịch vụ đặt tour tham quan, workshop,…

4.6 Thông tin cho khách cách thức liên hệ với khách sạn

• Thông báo số điện thoại bộ phận lễ tân để họ liên lạc kịp thời khi cần.
• Chuyển giao đến bộ phận khác hỗ trợ đưa khách lên phòng.
• Chúc quý khách có kỳ nghỉ vui vẻ và trọn vẹn.

4.7 Đưa khách lên nhận phòng

Thông báo cho nhân viên Bellman đưa khách lên nhận phòng.

5. Quy trình check out cho khách FIT

Với khách FIT, khách sạn cũng có quy trình check out riêng. Dưới đây là một số bước được quy định, chuẩn khách sạn 5 sao:

• Kiểm tra lại thông tin, các dịch vụ sử dụng và dịch vụ phát sinh (nếu có).
• Bổ sung các dịch vụ phát sinh để hoàn thành hóa đơn thanh toán.
• Xuất, in hóa đơn và đưa lại cho khách kiểm tra.
• Xác nhận lại với khách phương thức thanh toán.
• Với khách nước ngoài, cần thông báo tỷ giá ngoại tệ và xác nhận trước phí thanh toán với họ. Đồng thời, ghi chú trên hóa đơn để tiện theo dõi.
• Kiểm tra lại với bộ phận buồng phòng về tình trạng phòng. Và thông báo cho khách kiểm tra lại vật tư nếu để quên.
• Nhận lại chìa khóa phòng từ khách.
• Đưa lại cho khách các giấy tờ mà khách sạn đã thu giữ của khách.
• Cập nhật tình trạng booking trên hệ thống phần mềm.
• Hỏi khách hàng về mức độ hài lòng và thu thập ý kiến phản hồi của khách (nếu có).
• Chào tạm biệt quý khách.

Xem thêm:

• Check out là gì? Quy trình chuẩn dành cho lễ tân khách sạn
• Check-in là gì? Quy trình check-in tại khách sạn diễn ra như thế nào?

6. Một số mẫu câu tiếng Anh lễ tân thường dùng khi check in, check out cho khách FIT

6.1 Khi làm thủ tục check in

• May I have your ID card or passport for registering please! Quý khách vui lòng mượn chứng minh thư hoặc hộ chiếu để làm thủ tục nhận phòng ạ!
• You will stay with us for.. nights, Deluxe/ … room, with the rate of $… including/ excluding tax & service charge, the rate is with/ without breakfast. Quý khách sẽ lưu trú tại khách sạn chúng tôi trong… đêm, phòng Deluxe/…, giá phòng là… $, đã bao gồm/ chưa bao gồm thuế và phí phục vụ, mức giá đã bao gồm/ chưa bao gồm ăn sáng.
• Breakfast is served from… to… every morning at/in… Bữa sáng sẽ được phục vụ từ … giờ đến… giờ vào mỗi buổi sáng tại…
• May I have your signature here please! Quý khách vui lòng ký xác nhận tại đây!
• Could I have your ID and credit card, please?/ May I have your credit card? Tôi có thể xem thẻ ID hoặc thẻ tín dụng của quý khách được không?
• Is there anything else I can help you with? Quý khách có cần giúp đỡ thêm gì không?
• This is your deposit receipt - could you please keep it and return to us to check out so that we can return the money to you accordingly? Đây là biên nhận đặt cọc của quý khách, quý khách cần giữ và đưa lại cho nhân viên lễ tân lúc trả phòng, nếu còn dư tiền nhân viên sẽ gửi lại.
• This is your room key, the lift’s at your left/ right hand side. Đây là chìa khóa phòng của quý khách, thang máy ở phía bên trái/ phải.
• Wish you have a good holiday! Chúc quý khách có kỳ nghỉ vui vẻ!

6.2 Khi làm thủ tục check out

• Could I have your room number and key, please? Tôi có thể xin số phòng và chìa khóa phòng của quý khách được không?
• Thank you and hope to see you again soon Cảm ơn quý khách. Hẹn gặp lại quý khách lần sau

Trên đây là toàn bộ thông tin về “FIT là gì” - Nhóm khách hàng tự do, khách lẻ tiềm năng. Khách sạn cần có quy trình phục vụ đạt chuẩn, chuyên nghiệp để thu hút FIT. Đồng thời, góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận đáng kể từ các dịch vụ đi kèm. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về thuật ngữ khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.