Cách viết thư giới thiệu (Letter of Recommendation) và bài mẫu

Thư giới thiệu tiếng Anh là gì?

Letter of Recommendation (LoR) hay Thư giới thiệu, về bản chất giống như tên gọi - là thư để tiến cử một ai đó để chứng minh năng lực của họ trên các khía cạnh khác nhau. Một Thư giới thiệu nổi bật sẽ trở thành công cụ hữu ích, giúp thí sinh có lợi thế cạnh tranh vượt trội khi tìm kiếm học bổng. Vì vậy, việc hiểu rõ nội dung, cấu trúc cũng như cân nhắc từng bước trong quá trình hoàn thành việc viết Thư giới thiệu tiếng Anh, ví dụ như: Ai nên là người viết? Văn phong tiêu chuẩn nên như thế nào?,… là rất quan trọng.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu toàn diện về Thư giới thiệu cũng như có những hướng dẫn chi tiết về mẫu câu, cấu trúc,… và các ví dụ liên quan và những lưu ý cho từng mục đích viết thư cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cũng như tập trung hướng dẫn trình bày khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh cho mục đích đi du học.

Các dạng Thư giới thiệu

Trên thực tế, Thư giới thiệu không chỉ dành riêng cho mục đích du học mà bao gồm cả các khía cạnh khác. Dưới đây là tổng quát 4 dạng Thư giới thiệu để người được tiến cử hiểu đúng khi nghiên cứu và tham khảo, tránh nhầm lẫn các thể loại thư vì mỗi loại Thư giới thiệu sẽ có các yêu cầu cũng như cấu trúc khác nhau.

Các dạng thư giới thiệu

• Thư giới thiệu Cá nhân (Personal reference): đôi khi còn được gọi là Thư giới thiệu Tính cách. Dạng thư này sẽ miêu tả về lối sống, đạo đức, các giá trị quan, thế giới quan của người được tiến cử. Dạng thư này phổ biến nhất khi làm đơn xin nhập cư hay lời khai phiên toà. Tuy vậy, một số trường đại học cũng yêu cầu phải có Thư giới thiệu Cá nhân khi xin học bổng ở trường của họ, ví dụ một số trường đại học ở Mỹ.

• Thư giới thiệu Chuyên môn (Professional reference): còn được gọi là Thư giới thiệu Tuyển dụng. Dạng thư này thể hiện trình độ chuyên môn, kỹ năng, văn hoá và đạo đức nghề nghiệp của một người; thường được dùng để ứng cử viên tìm việc.

• Thư giới thiệu Cho thuê (Rental reference): không phổ biến như 3 dạng còn lại Thường dùng để giới thiệu người thuê phòng.

• Thư giới thiệu Học thuật (Academic reference): Đây là dạng thư sẽ được phân tích và hướng dẫn trong bài viết.

Các phần sau đây sẽ đi sâu vào nội dung của dạng Thư giới thiệu học thuật.

Mục đích và nội dung Thư giới thiệu học thuật (Academic reference)

Thư giới thiệu thường sẽ miêu tả năng khiếu học thuật, kiến thức, kỹ năng và định hướng nghề nghiệp của một người trên khía cạnh học thuật. Tuy chưa phổ biến ở Việt Nam, nhưng đa số các trường ở nước ngoài, đặc biệt là châu Âu, Mỹ và Úc đều yêu cầu loại thư này kết hợp với đơn xin học bổng.

Những điều kiện khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh có thể khác nhau tùy thuộc hội đồng mà người được tiến cử nộp thư giới thiệu của mình vào.

Ví dụ, người được tiến cử muốn nộp thư giới thiệu tiếng Anh để xin học bổng du học vào các trường đại học, trong trường hợp này, hội đồng xét duyệt của trường đại học đó thường sẽ kỳ vọng những điểm dưới đây trong thư giới thiệu:

• Năng lực học tập của người được tiến cử tại trường

• Người được tiến cử có những điểm nào nổi bật so với những sinh viên (Việt Nam) khác

• Người được tiến cử có những đặc điểm nào nổi bật hơn so với những sinh viên (ngoại quốc) khác cũng đăng ký chương trình học bổng này

• Mức độ đánh giá của người viết thư giới thiệu cho người được tiến cử (tốt, rất tốt, tương đối tốt,…)

• Kỹ năng mềm, tiêu biểu là các kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm nhóm, kỹ năng sáng tạo, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giải quyết tình huống,…

• Trưởng thành trong suy nghĩ và cảm xúc

• Người được tiến cử hiểu ngành học của bản thân đến mức độ nào

• Định hướng tương lai của người được tiến cử

• …

Một ví dụ cụ thể là học bổng SISGP của Thuỵ Điển. Đây là một học bổng rất danh giá cho bậc Thạc sĩ với rất nhiều quyền lợi mà không kèm theo bất kỳ điều kiện phụ nào (ví dụ bắt học sinh về nước sau khi tốt nghiệp). Học bổng không tập trung vào thành tích học tập khủng hay kỹ năng học thuật mà tập trung vào kỹ năng lãnh đạo. Vì vậy, người được tiến cử nếu nộp LoR cho học bổng này thì cần thể hiện tố chất này của bản thân.

Ngoài ra, có một số học bổng khác còn đánh giá dựa theo những tiêu chuẩn của những tổ chức lớn của năm đó, ví dụ như phẩm chất công dân toàn cầu được đề xuất bởi UNESCO. Lúc này, Thư giới thiệu của người được tiến cử cần xoáy sâu vào những phẩm chất này. Những trường có càng tiêu chuẩn giáo dục cao (ví dụ trường đại học Stanford) thường có những yêu cầu càng cụ thể

Tóm lại, nội dung của các lá thư giới thiệu có thể sẽ có thứ tự phân cấp và ưu tiên giữa các mục tùy theo yêu cầu của các hội đồng xét duyệt. Nhưng mục đích chung của những lá thư giới thiệu này là trở thành phương tiện để phản ánh năng lực tổng quát của người nộp. Qua đó, các tổ chức có thể xem xét, đánh giá xem người được tiến cử có phù hợp với yêu cầu và tính chất của học bổng hay công việc được đề ra hay không.

Những tiêu chí để viết Recommendation Letter đạt chuẩn

Có một vài lưu ý để viết một bức Thư giới thiệu đạt chuẩn cũng như tránh các lỗi “nhập môn”:

Tiêu chí của thư giới thiệu đạt chuẩn

Tiêu chí về mối quan hệ giữa người viết và người được tiến cử

• Người được tiến cử nên giải thích rõ ràng với người viết Thư giới thiệu để người viết có thể hình dung cả tổng quan về những dự định và nguyện vọng của người được tiến cử và cả cụ thể về những khía cạnh nên được xoáy sâu vào để nội dung thư đạt hiệu quả cho người viết. Nói cách khác, yếu tố giao tiếp giữa người viết thư và người được tiến cử nên được xem trọng.

• Ngoài ra, người được tiến cử nên cung cấp một danh sách những thành tích đã đạt được cho người viết thư để người viết có định hướng viết rõ ràng hơn.

Tiêu chí về nội dung Thư giới thiệu

• Lưu ý quan trọng nhất là những thông tin, miêu tả trong Thư giới thiệu càng cụ thể càng tốt. Theo ông William Trần - cố vấn nhập học Mỹ: những miêu tả chung chung như “thông minh” hay “chăm chỉ”; hoặc những danh sách liệt kê một loạt các hoạt động ngoại khoá, vai trò trong câu lạc bộ trong trường đại học,… đều sẽ không được đánh giá cao và theo đó, không gây được ấn tượng cho các nhà tuyển sinh.

• Quy tắc “Show, Don’t Tell”: Những thế mạnh hay đức tính của người được tiến cử nên được thể hiện thông qua những câu chuyện hoặc tình huống cụ thể có ý nghĩa. Từ đó những đức tính của người được tiến cử tự động được thể hiện và tạo dấu ấn cho hội đồng xét duyệt - tức Show, thay vì chỉ được miêu tả trừu tượng qua những tính từ mà ai cũng trình bày được - tức Tell.

Tiêu chí về người viết Thư giới thiệu

Một vấn đề khác là việc lựa chọn người viết thư. Một sai lầm phổ biến là việc yêu cầu viết thư giới thiệu từ những người giữ chức vụ cao, ví dụ chủ tịch tỉnh, giám đốc điều hành hay các nhà lãnh đạo,… Nếu người được tiến cử chưa từng thực sự làm việc với những người này, nội dung của Thư giới thiệu có thể sẽ rất chung chung và mắc các lỗi đã trình bày ở mục 2.

Theo đó, người được tiến cử nên chọn người viết là những người uy tín, và nên là những người đã làm việc chung từ trước, ví dụ như những giáo sư, giảng viên các trường đại học hoặc những người quản lý trực tiếp có trình độ chuyên môn cao để có thể chứng minh một năng lực, kỹ năng cụ thể của người được tiến cử.

Tiêu chí về độ dài, ngôn ngữ, văn phong và hình thức trình bày

• Về font chữ và kích cỡ chữ: Sử dụng những phông chữ truyền thống cho văn bản, ví dụ như Times New Roman, Arial hoặc Calibri. Kích cỡ chữ từ 10-12. Tinh chỉnh những yếu tố này sẽ giúp thư trở nên gọn gàng.

• Format: Khoảng cách dòng của một lá Thư giới thiệu nên là một dòng cao (single-spaced). Khoảng cách lề là 1’’ ở cả 4 lề trên, dưới, trái, phải. Thư giới thiệu được căn bên lề trái.

• Về độ dài: Không có một con số cụ thể rằng một lá thư giới thiệu nên dài bao nhiêu. Nhưng theo tổng hợp từ các nguồn thì đối với một lá thư tiến cử tiêu chuẩn cho học bổng đại học và thạc sĩ thì đẹp nhất là vừa khít 1 trang giấy A4 (với những tinh chỉnh về chữ và format nêu trên). Đôi khi là sẽ dài hơn nhưng không quá 2 trang A4.

• Về văn phong: văn phong học thuật, trang trọng vừa phải, sử dụng written language (văn viết).

Nhưng cần lưu ý rằng, không có một tiêu chí nhất định cho độ dài phải viết, mà ngược lại cần vừa đủ và đúng trọng tâm và những yêu cầu chính. Một lá thư giới thiệu quá ngắn (chỉ 1 2 đoạn) sẽ thể hiện người viết không biết rõ về người được tiến cử, còn quá dài sẽ có thể rơi vào lan man không cần thiết. Cả hai tình huống đều làm giảm tính thuyết phục của lá thư.

Những điều cần lưu ý hoặc tránh khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh

• Một trường hợp có thể xảy ra là người được tiến cử tự viết thư giới thiệu để tự tiến cử bản thân mình và nhờ người có uy tín ký giùm. Nếu bị phát hiện thì thường người được tiến cử sẽ trực tiếp bị loại ra khỏi chương trình. Tuy nhiên, người được tiến cử vẫn có thể chỉnh sửa một số nội dung liên quan đến câu chữ để nội dung Thư giới thiệu mạch lạc và tự nhiên nhất có thể. Vì vậy, Thư giới thiệu nên được hoàn thành bởi cả người viết và người được tiến cử.

• Việc tham khảo những template mẫu và ví dụ sẽ trang bị cho người được tiến cử và người viết những kiến thức cần thiết. Tuy nhiên, một lá thư giới thiệu tốt nhất nên được viết một cách nguyên bản và mang các yếu tố cá nhân. Người viết nên tránh việc sao chép những mẫu (template) có sẵn hoặc những lá thư ví dụ mà các trường đại học đưa ra.

• Quá trình viết Thư giới thiệu có thể rất tốn thời gian và phức tạp, từ việc nhờ người viết đến việc chỉnh sửa cho đến khi hoàn thành bản cuối cùng. Người được tiến cử cũng cần cần lưu ý là đọc rà soát (proofread) nhiều lần trước khi nộp. Vì vậy, người được tiến cử cần chuẩn bị tâm lý để đầu tư cho quá trình.

Cấu trúc Thư giới thiệu - Letter of Recommendation

Như đã trình bày, cấu trúc của một bức thư giới thiệu dạng học thuật cần đủ chi tiết, vừa thể hiện những điểm mạnh của người được giới thiệu vừa thể hiện rõ ý muốn tiến cử của người viết. Thêm vào đó, văn phong khi viết Thư giới thiệu tiếng Anh cần đạt đến mức trang trọng cần thiết.

Một lá Thư giới thiệu phải đảm bảo từng phần tiêu chuẩn như một lá thư trang trọng, ví dụ như phần kính gửi đầu thư và phần kí tên cuối thư.

Cấu trúc một lá thư giới thiệu tiêu chuẩn phải có các phần như sau:

1. Date: Ngày/tháng/năm mà người viết viết Thư giới thiệu;

2. Salutation (Dear Sir/Madam/To Whom It May Concern/Selection Committee): Lời gửi đầu thư đến những người liên quan hay hội đồng xét duyệt;

3. State who you are recommending and for what:

Người viết sẽ giới thiệu về người được tiến cử và tiến cử họ cho chương trình học bổng mà người được tiến cử đang đăng ký ứng tuyển. Ở phần này chỉ cần trình bày ngắn gọn, những yếu tố liên quan đến người được ứng tuyển sẽ được nhắc đến ở các phần sau;

4. Describe the capacity in which you know them:

Miêu tả các khía cạnh chuyên môn và năng lực mà người viết nhận thức thông qua quá trình làm việc chung với người được tiến cử. Thông qua đó người viết cũng xác nhận bản thân là ai, chức vụ là gì và mối quan hệ với người được tiến cử là như thế nào.

5. List their most applicable qualities/traits:

Đề cập những đức tính, thế mạnh nổi bật nhất của người được tiến cử. Như đã trình bày ở phần I, những nét tính cách này nên phù hợp với các tiêu chí và yêu cầu mà chương trình học bổng đề ra. Phần này là quan trọng nhất vì người viết sẽ phải trình bày khéo léo những điểm chính để hội đồng nhà trường xét duyệt. Những lời tiến cử nên được kèm theo những ví dụ cụ thể: Dự án đó là gì? Người được tiến cử đã đạt những thành tựu nào? Những điểm khác biệt trong cách làm việc của người được tiến cử? Người được tiến cử đã làm thế nào để có thể nổi bật hơn so với những người làm việc chung dự án đó?

Conclude by confidently recommending them

Người viết tái khẳng định rằng chương trình học bổng rất phù hợp với người được tiến cử về các khía cạnh bao gồm cả đức tính, trình độ chuyên môn và con đường sự nghiệp. Qua đó, kết luận rằng người được tiến cử sẽ tận dụng hết khả năng của chương trình học bổng này

6. Signature: Kí tên.

Template mẫu cơ bản thư giới thiệu tiếng Anh

Dưới đây là một template một bức thư mẫu được viết dựa trên cấu trúc mẫu phía trên:

[Ngày tháng năm]

Dear [Mr./Mrs./Ms./To Whom it May Concern],

I am writing to recommend [Họ và tên của người được tiến cử] for [tên chương trình học bổng mà người viết đang tiến cử cho người được tiến cử].

I have known [người được tiến cử] for [thời gian quen biết; bao nhiêu tháng/năm/học kỳ]. [He/She] has been a student in my [liệt kê những lớp/khoá của người viết mà người được tiến cử đã tham gia] classes. We’ve also worked on [những dự án ngoài mà người được tiến cử và người viết đã làm cùng nhau].

I have always known [người được tiến cử] to be [những đức tính mà người được tiến cử có - kèm theo những ví dụ và câu chuyện chứng minh nếu cần thiết].

I was especially impressed with [his/her] work on [một dự án cụ thể mà người được tiến cử đã tham gia] where [he/she] was able to [một thành tựu cụ thể mà người được tiến cử đã đạt được - kèm theo những điểm nội bật trong quá trình hoạt động của người được tiến cử]

Based on our experience together, I can confidently recommend [người được tiến cử] for [tên chương trình học bổng mà người được tiến cử muốn nhận]

Sincerely,

[Kí tên kèm chữ ký]

Lưu ý rằng trên đây chỉ là một template cơ bản. Trong quá trình viết, những người viết khác nhau sẽ có các cách biểu đạt khác nhau, từ đó nội dung và cách sắp xếp đoạn cũng sẽ đôi khi khác nhau.

Recommendation Letter Samples

Dưới đây là một vài bài mẫu được tác giả viết dựa trên những cấu trúc, tiêu chí và lưu ý đã trình bày ở các phần trên. Những bài mẫu sẽ dựa trên hai tình huống yêu cầu Thư giới thiệu phổ biến nhất: Thư giới thiệu sinh viên (từ trường cấp 3 vào đại học) và thư giới thiệu nghiên cứu sinh (sinh viên đã tốt nghiệp cử nhân học lên Thạc sĩ).

Những sample dưới đảm bảo các tiêu chuẩn đề ra để viết lá thư giới thiệu tiếng Anh tốt:

• Từng phần bám theo cấu trúc mẫu rõ ràng: mở đầu - giới thiệu bản thân - tiến cử - lý do tiến cử - tái khẳng định - kết thúc;

• Độ dài thư hợp lí, không quá dài cũng không quá ngắn. Nội dung được đảm bảo. Văn phong thư trang trọng;

• Người viết có đủ uy tín để tiến cử người được tiến cử: Senior English teacher;

• Những thế mạnh của học sinh được trình bày chi tiết thông qua những hoạt động rõ ràng, có ý nghĩa, chứ không phải những tính từ chung chung;

• Chỉ đề cập những thành tích nổi bật nhất chứ không mang tính liệt kê;

• Quan trọng là những thành tựu và thế mạnh của người được tiến cử có liên quan chặt chẽ đến tôn chỉ tuyển chọn của hội đồng: helpfulness.

Sample 1: Cho sinh viên đại học

1. Date:

October 25th, 2020

1. Salutation:

Dear Mr. Jackson,

1. State who you are recommending and for what:

My name is Gene Smith, and I have been a Senior English teacher at Minnesota High School for 17 years. It has been an absolute pleasure teaching Helen Curry in the two past semesters, and I highly recommend her to the ILA scholarship program at Barryville University.

1. Describe the capacity in which you know them:

It has been a great honor to work with such an exceptionally active pupil. In the past year, under my supervision, she has steadily progressed from an average learner with mediocre academic transcript to a well-rounded student.

1. List their most applicable qualities/traits:

Despite such achievements, she still stayed humble and helpful while still offering help to her peers. When a student struggled to understand a new concept in my class, Helen offered to tutor the student outside of the classroom. Teaching seems like her innate talent since the assisted students so that they could effectively improve their own performance and their interest in the class. Helen is self-aware of this, so she also offers her private tutoring services to younger students at our high school and at the local elementary school.

Her GPA is 3.9, and she is ranked in the top 10% in her department. Plus, she’s won several awards, including the two most previlleged Award of National Excellent Students in English and Award of Local Young Talents when it comes to her tutoring.

1. Conclude by confidently recommending them:

As far as I acknowledge, your university’s mission is to teach people the power of helping when one is in need. In other words, the goal of educating and developing supportive individuals has remained your priority from the beginning, and I firmly believe Helen is the perfect embodiment for this principle. Therefore, I am confident that Helen will excel in your program in education, and I hope you will consider my recommendation.

If you would like to discuss Helen skills and character traits further, I’d be happy to schedule a phone call. Please feel free to reach me at 038-253-1961, or email me at genesmith@minnesota.com

1. Signature:

Sincerely,

Gene Smith

Senior English Teacher

Minnesota High School

Recommendation letter dành cho sinh viên

Sample 2: Cho nghiên cứu sinh

1. Date:

October 25th, 2020

1. Salutation:

Dear Mr. Jackson,

1. State who you are recommending and for what:

I write on behalf of Ms. Truong Tam An’s application for L.L.M (Master of Laws) Program at your university. I believe Tam An to be an exemplary student-scholar as well as a person of tremendous character with significant leadership skills.

1. Describe the capacity in which you know them:

I have been working with her as a direct supervisor for more than one and half years. Although this period of time may not be deemed long enough, I am confident that I properly understand her personality as well as her ability. Apart from the Human Resource Department, I was also involved in her interview process. Therefore, I am the one who knows perfectly well about her academic performance and research achievements during university.

1. List their most applicable qualities/traits:

Regarding her academic performance, she graduated with a Bachelor’s degree from Ho Chi Minh University of Law, which is one of the most prestigious universities in Vietnam. Despite the fact that her academic transcript from university is not particularly outstanding compared to others, she actually did gain quite good marks on specialized subjects related to the field in which she is planning to do research. She did conduct scientific research with the topic of marriage and family, and achieved “Excellent” level in her department at university.

At the workplace, Tam An is in charge of exchanging information with business partners and compiling business papers in English. Most projects with her involvement particularly gained partners’ satisfaction and generated overall revenue. It is not an exaggeration that her sufficient language ability in combination with her decent entrepreneurship skills paved new ways for the company’s development, especially in attracting foreign investment.

In her daily life, Tam An can easily make a good impression on others because of being precise and meticulous. I notice that she is very careful about details, making sure everything is in smooth motion, and that really distinguishes her from other colleagues. Plus, her inborn ability of memorizing has helped her to work efficiently as a Legal Assistant.

1. Conclude by confidently recommending them:

I firmly believe such qualities will be useful for her later higher education, especially for productivity-enquiring and leadership-based programs.

I hope through this letter of recommendation, you will understand more about An and find her perfectly fit with your program. If you have any questions, please feel free to contact me at the below information.

1. Signature:

Sincerely,

Gene Smith

Direct Supervisor & Project Manager

Phraser Law Company

Phone: 038-253-1961

Mail: genesmith@minnesota.com

Recommendation letter dành cho nghiên cứu sinh

Tổng kết

Thư giới thiệu là một trong những yếu tố mang tính quyết định cho sự thành bại của một hồ sơ du học. Thư giới thiệu (Recommendation Letter) giúp người được tiến cử nổi bật như một ứng cử viên độc đáo và ấn tượng, làm sáng tỏ cả hai phẩm chất trí tuệ và tính cách cá nhân; cùng với đó là cung cấp cho hội đồng tuyển sinh một cái nhìn toàn diện về người được tiến cử sinh đó. Vì vậy, người viết thư giới thiệu tiếng Anh cũng như người được đề cử cần trang bị cho mình những kiến thức nhất định cùng với sự tỉ mỉ cần thiết để có thể hoàn thành một lá thư đạt chuẩn. Bên cạnh thư giới thiệu, người viết có thể tham khảo thêm cách viết các dạng thư khác:

• Thư tín thương mại

• Thư xin lỗi

• Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh ngắn gọn

• Email tiếng Anh trong công việc.

Ngô Thảo