Bí kíp cách tính tổng trong Excel nhanh, dễ, chính xác cho dân văn phòng

Excel giúp bạn xử lý các dữ liệu số học, thống kê, phân tích và báo cáo một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Trong số các công thức và hàm của Excel, SUM là một hàm đóng vai trò vô cùng quan trọng và được sử dụng thường xuyên nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng hàm SUM một cách linh hoạt và chính xác. Trong bài viết này, CareerViet sẽ hướng dẫn bạn một số cách tính tổng trong Excel phổ biến và hiệu quả nhất, cũng như cách khắc phục một số lỗi sai khi tính tổng trong Excel.

Cách tính tổng trong Excel (Nguồn: Internet)

Một số cách tính tổng trong Excel phổ biến

Cách tính tổng trong Excel bằng phép tính đơn giản

Cách này là cách đơn giản nhất để tính tổng các số trong Excel. Bạn chỉ cần nhập vào ô muốn hiển thị kết quả một công thức có dạng:

=Số 1 + Số 2 + Số 3 + ... + Số n

Trong đó, Số 1, Số 2,... Số n là các số hoặc các tham chiếu ô mà bạn muốn tính tổng.

Ví dụ: Nếu ô A2=194; ô B2=99, bạn có thể sử dụng cách tính tổng đơn giản như sau:

=194 + 99 (kết quả: 293)

=A2 + B2 (kết quả: 293)

=A2 + B2 + 5 (kết quả: 298)

Bạn có thể nhập tham chiếu ô bằng cách gõ vào hoặc bấm vào ô bạn muốn đưa vào công thức.

Xem thêm:

Hướng Dẫn Cách Dùng Hàm Sumifs Chi Tiết Cực Đơn Giản Và Dễ Hiểu

Những Điều Bạn Nên Biết Về Hàm Vlookup Và Cách Sử Dụng Chi Tiết

Hướng dẫn chi tiết cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM

Hàm SUM là một hàm có sẵn trong Excel, cho phép bạn tính tổng các số trong một hoặc nhiều vùng dữ liệu. Công thức tính tổng bằng hàm SUM như sau:

=SUM(Số 1, Số 2,...)

Trong đó, Số 1, Số 2,... là các số, các tham chiếu ô, các dãy ô hoặc các biểu thức mà bạn muốn tính tổng. Bạn có thể nhập tối đa 255 tham số cho hàm SUM.

Cách tính tổng hàm SUM (Nguồn: Internet)

Hướng dẫn dùng hàm AUTOSUM tính tổng trong Excel

Hàm AUTOSUM là một hàm được sử dụng để tính tổng các số trong một phạm vi ô một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cách để sử dụng hàm AUTOSUM:

• Bước 1: Chọn một ô bên cạnh các số bạn muốn tính tổng.
• Bước 2: Bấm nút AUTOSUM trên tab Home.
• Bước 3: Nhấn Enter để có kết quả.

Khi bạn bấm AUTOSUM, Excel sẽ tự động nhập một công thức (sử dụng hàm SUM) để tính tổng các số. Excel cũng sẽ làm nổi bật các ô mà bạn đang tính tổng. Bạn có thể điều chỉnh phạm vi tính toán nếu cần. AUTOSUM ũng có thể sử dụng cùng lúc trên nhiều ô khác nhau.

Cách dùng hàm AUTOSUM tính tổng nhanh chóng (Nguồn: Internet)

Xem thêm:

Học kinh tế ra làm gì? Cơ hội phát triển và mức lương ngành kinh tế

Học luật kinh tế ra làm gì? Mức lương và cơ hội cho người học luật kinh tế

Hướng dẫn cách tính tổng một cột trong Excel

Nếu bạn muốn tính tổng một cột trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt ALT và “+” để làm nhanh hơn. Cách làm như sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại ô mà bạn muốn hiển thị tổng.
• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím ALT và "+".
• Bước 3: Nhấn Enter để có kết quả.

Hoặc bạn cũng có thể nhập cú pháp sau vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.

Ví dụ: =SUM(A:A). Với ví dụ này, hàm SUM sẽ tính tổng các số trong cột A. Tương tự với các cột B,C,D, v.v.

Cách tính tổng trong Excel bằng SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL là một hàm nâng cao cho phép bạn tính tổng các ô trong một vùng dữ liệu, kể cả có chứa các hàng hoặc cột bị ẩn. Hàm SUBTOTAL có định dạng như sau:

=SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)

Trong đó:

• function_num là số chỉ định hàm con được sử dụng để tính toán. Để có thể tính tổng chính xác thì chúng ta dùng số 9 hoặc 109.
• ref1,ref2,... là các ô hoặc vùng dữ liệu cần tính toán.

Ví dụ: =SUBTOTAL(9,A1:A10) sẽ tính tổng các ô từ A1 đến A10 bằng hàm SUM, kể cả khi có hàng bị ẩn.

Cách dùng SUBTOTAL tính tổng một cột trong Excel (Nguồn: Internet)

Ngoài ra, hàm SUBTOTAL còn được sử dụng để tính trung bình, đếm, giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất của các số trong một phạm vi ô (kể cả các ô bị ẩn). Lúc này, bạn chỉ cần thay đổi function_num phù hợp.

Tính tổng trong Excel bằng việc dùng Excel Total Row

Excel Total Row là một tính năng cho phép bạn thêm một hàng cuối cùng vào bảng dữ liệu của bạn và hiển thị các giá trị thống kê cho từng cột. Bạn có thể chọn hàm SUM hoặc các hàm khác như AVERAGE, COUNT, MAX, MIN,... để hiển thị kết quả cho từng cột. Để sử dụng Excel Total Row, bạn chỉ cần chọn các ô mà bạn muốn tính tổng, sau đó nhấp vào tab Data và chọn lệnh Total Row từ nhóm Tables. Excel sẽ tự động chèn một hàng tổng vào cuối bảng tính.

Xem thêm:

Kỹ năng là gì? Cách rèn luyện kỹ năng giúp bạn tốt lên mỗi ngày

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc

Một số nguyên nhân dẫn đến lỗi sai khi tính tổng trong Excel và cách khắc phục

Khi sử dụng các hàm tính tổng Excel, việc nhập sai dữ liệu rất dễ xảy ra. Một số nguyên nhân dẫn đến lỗi sai phổ biến và cách khắc phục như sau:

• Dữ liệu không chính xác là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến lỗi sai khi tính tổng trong Excel. Bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu trong bảng tính là chính xác trước khi tính tổng.
• Cú pháp hàm không chính xác cũng là một nguyên nhân dẫn đến lỗi sai khi tính tổng trong Excel. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã nhập cú pháp hàm chính xác trước khi tính tổng.
• Công thức tính tổng không bao gồm tất cả các ô cần tính. Cách khắc phục là kiểm tra lại công thức và chọn lại các ô đúng.
• Các ô chứa dữ liệu không đúng định dạng số. Bạn hãy chuyển định dạng các ô sang số bằng cách nhấn chuột phải, chọn Format Cells và chọn Number.
• Các ô chứa dữ liệu bị ẩn hoặc bị lọc. Trong trường hợp này, hãy nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các ô, nhấn chuột phải, chọn Unhide và chọn OK để các ô bị ẩn được hiển thị lại. Và để hiển thị lại các ô bị lọc, nhấn vào nút Filter trên thanh công cụ, sau đó chọn Clear.
• Bảng tính bị lỗi cũng có thể là một nguyên nhân dẫn đến lỗi sai khi tính tổng trong Excel. Nếu bạn nghi ngờ bảng tính của mình bị lỗi, bạn có thể sử dụng công cụ Error Checking trong Excel để tìm và khắc phục lỗi.

Hy vọng bài viết này hữu ích cho những ai đang tìm hiểu về cách tính tổng trong Excel. Để sử dụng được các hàm này một cách thông minh, bạn đừng quên thực hành thường xuyên nhé! Theo dõi CareerViet để cập nhật thêm nhiều mẹo hữu ích và các công việc được cập nhật thường xuyên.