Bật mí cách tạo Header và Footer trong Excel đơn giản

Hiểu rõ về Header và Footer trong Excel không chỉ giúp người dùng tạo ra các bảng tính chuyên nghiệp mà còn tăng cường khả năng trình bày dữ liệu một cách có hiệu quả. Cho dù là tạo tiêu đề ấn tượng, đánh dấu hoặc cung cấp thông tin cần thiết ở cuối trang, Header và Footer đều là những công cụ không thể thiếu trong bất kỳ bảng tính Excel nào. Bài viết này sẽ cung cấp cho người dùng những kiến thức cần thiết để tận dụng tối đa tính năng này.

Header và Footer trong Excel là gì?

Giống như trong Word và PowerPoint, Header và Footer trong Excel đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin trên mỗi trang của bảng tính. Header là phần thông tin nằm ở đầu trang, trong khi Footer nằm ở cuối trang. Sự hiện diện của Header và Footer không chỉ làm tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho bảng tính, mà còn hỗ trợ người dùng trong việc nhận diện các tiêu đề, số trang và các thông tin khác trong Excel.

Cần lưu ý rằng, Header và Footer không hiển thị trong dạng xem bình thường của Worksheet, chúng chỉ xuất hiện khi bảng tính được in hoặc trong chế độ “Xem trước khi in” và “Bố cục trang”.

Vai trò của Header và Footer trong Excel

Trong Excel, Header và Footer thực hiện các chức năng sau:

• Header: Phục vụ việc cung cấp thông tin ở đầu trang, bao gồm tiêu đề, tên tác giả, ngày tháng. Header còn có thể dùng để quảng bá thương hiệu hoặc hình ảnh công ty như logo, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…
• Footer: Chủ yếu cung cấp thông tin ở cuối trang, thường là số trang. Footer cũng có thể hiển thị thông tin về phần nào của bảng tính đang được xem, giúp người đọc dễ dàng theo dõi, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.

Hướng dẫn tạo Footer và Header trong Excel

Chèn Header và Footer vào bảng tính Excel có thể thực hiện qua một trong ba cách dưới đây:

Sử dụng mục Insert

Sử dụng mục Insert để bắt đầu tạo phần đầu trang và chân trang cho bảng tính theo 3 bước:

• Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn tab Insert, sau đó chọn Header & Footer. Điều này chuyển bảng tính sang dạng Layout. Để chèn Footer, chọn Go to Footer trong mục Design.
• Bước 2: Nhập nội dung, hình ảnh hoặc thông tin mong muốn vào một trong ba ô Header hoặc Footer. Mặc định, hệ thống chọn ô ở giữa. Để chèn nội dung ở góc trái hoặc phải, hãy chọn hộp tương ứng.
• Bước 3: Hoàn thành nhập liệu bằng cách nhấn vào bất kỳ vị trí nào trên trang tính. Để thoát khỏi Header/Footer mà không lưu thay đổi, hãy nhấn phím ESC.

Dùng Page Setup

Cách tạo đầu trang và chân trang trong Excel thông qua phần Page Setup bao gồm các bước:

• Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn tab Page Layout và nhấn vào mũi tên mở rộng để mở hộp thoại Page Setup.
• Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào tab Header/Footer. Sau đó, chọn Custom Header để tạo Header hoặc chọn Custom Footer để tạo Footer và tiến hành chỉnh sửa.

Sử dụng Normal View

Người dùng có thể thực hiện 2 bước sau để để tạo Header và Footer tại phần Normal View:

• Bước 1: Chuyển Excel sang chế độ Page Layout bằng cách nhấp vào tab View trên thanh công cụ.
• Bước 2: Tiến hành chèn nội dung mong muốn vào phần Add Header hoặc Add Footer.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel Replace từ cơ bản đến nâng cao

Hướng dẫn chỉnh sửa Header và Footer trong Excel

Để chỉnh sửa Header hoặc Footer trong Excel sau khi đã tạo, người dùng có thể thực hiện theo cách sau:

Sử dụng chế độ Page Layout

Hãy thực hiện các bước sau đây:

• Bước 1: Nhấn chuột vào phần tiêu đề trang hoặc chân trang để bắt đầu chỉnh sửa trong chế độ Page Layout.
• Bước 2: Trên thanh công cụ sẽ xuất hiện thẻ Design với các lựa chọn chỉnh sửa như sau:
  • Page Number: Hiển thị số trang (ví dụ: Page 1, Page 2, Page 3…).
  • Current Date: Bổ sung ngày hiện tại theo thời gian thực.
  • Current Time: Bổ sung thời gian hiện tại theo thời gian thực.
  • File Path: Chèn đường dẫn file Excel.
  • File Name: Hiển thị tên sổ tính Excel.
  • Sheet Name: Hiển thị tên trang tính đang được chọn.
  • Picture: Chèn hình ảnh, có thể là logo thương hiệu, banner…
  • Number of Page: Hiển thị số trang có trong tệp Excel đó.
  • Different First Page: Thiết lập Header/Footer cho trang đầu tiên khác với các trang còn lại.
  • Scale with Document: Điều chỉnh kích thước Header/Footer theo tỷ lệ co giãn của bảng tính khi in.
  • Different Odd & Even Pages: Thiết lập Header/Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ.
  • Align with Page Margins: Căn chỉnh Header/Footer theo lề trang.

Dùng tính năng Custom Header hoặc Custom Footer

Cách 2 này cho phép chỉnh sửa Header và Footer thông qua Custom Header hoặc Custom Footer:

• Bước 1: Khi tạo Header/Footer bằng phương pháp Page Setup, một hộp thoại Header hoặc Footer sẽ hiển thị với ba vị trí: Trái, giữa và phải. Người dùng có thể điền thông tin vào ô tương ứng với vị trí mong muốn cho Header/Footer.

• Bước 2: Tiếp theo, người dùng có thể tùy chỉnh Header/Footer với các chức năng giống như trong thẻ Design. Đồng thời có thể thay đổi thuộc tính như cỡ chữ, font chữ… bằng cách sử dụng Format Text. Sau khi chỉnh sửa hoàn tất, hãy nhấn vào nút OK.
• Bước 3: Cuối cùng, nhấn OK trong giao diện Page Setup để hoàn tất quá trình.

Hướng dẫn xóa Header và Footer

Để xóa Header và Footer trong Excel cho từng trang riêng lẻ, hãy chuyển sang chế độ xem Page Layout, sau đó chọn vào hộp Header & Footer muốn xóa và nhấn Delete hoặc Backspace.

Để xóa Header và Footer trên nhiều trang khác nhau, người dùng hãy thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chọn tất cả các trang tính - Worksheet mà người dùng muốn xóa Header & Footer.
• Bước 2: Mở hộp thoại Page Setup bằng cách chọn Page Layout rồi bấm Page Setup Group, tiếp tục click vào Dialog Box Launcher.
• Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup, chọn Header/Footer và thay đổi sang dạng None. Nhấn OK để hoàn tất và đóng hộp thoại, qua đó xóa bỏ tất cả Header & Footer đã chọn.

Lời kết

Qua bài viết này, chắc hẳn người dùng đã có cái nhìn sâu sắc hơn về cách sử dụng Header và Footer trong Excel. Việc áp dụng hiệu quả các kỹ thuật này sẽ cải thiện tính chuyên nghiệp của bảng tính, giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và dễ dàng.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp muốn cải thiện kỹ năng sử dụng Excel và khám phá thêm nhiều tính năng nâng cao khác, hãy liên hệ với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn về gói Microsoft 365 Business (Microsoft 365, SharePoint, Exchange…) - đây là một giải pháp tối ưu hóa công việc, bảo mật toàn diện, tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp:

• Fanpage: Microsoft For Business - FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399