Viết Email sao cho hiêụ quả? (Phần 2)

Chào các bạn, trở lại với bài viết chia sẻ cách viết email hiệu quả, mình sẽ đưa ra những ví dụ cụ thể cho từng loại email để giúp các bạn hình dung được khung thông tin cần viết nhé. Các bạn có thể xem lại bài viết thứ nhất về cấu trúc của một email tại đây nha: https://www.facebook.com/notes/mimy-pham/viết-i-meo-sao-cho-hiệu-quả-phần-1/2963336673722517/ Cùng bắt đầu nào!

1. LOẠI 1: Request for information (liên hệ/hỏi thông tin)

• Đây là loại email được sử dụng phổ biến khi nhu cầu tìm kiếm thông tin là không bao giờ thừa. Mình có 2 ví dụ dưới đây để các bạn thấy được những thông tin mình cần đưa vào email này là gì nha:
• Ví dụ 1: Khi mình cần viết email cho giáo sư xin cơ hội thực tập ở bậc cử nhân (có thể là trong và ngoài nước)

Subject: Possible undergraduate research oppotunities/ Enquiry for a funded internship in <topic> Dear Professor Professorson, My name is <…> and I am a <year, major> at <university>. In my introductory and upper-level coursework, I have developed a passion for science. I am extremely interested in pursuing independent research as an undergraduate (Giới thiệu qua về bản thân). I am writing to ask about opportunities for doing research in your lab this summer. (Câu hỏi rõ ràng ngay từ đầu) I am personally greatly interested in < research area>. Recently, I read and was intrigued by your journal article <”Title”> hoặc <on … >. In particular, I found it amazing that <additional information about the Topic>. (Thông tin nền) I have come across your website, and was very impressed with you have done in this field. Therefore, I would like to get involved in a short-term project in your lab and would ultimately allow me to <goals> (Thêm chi tiết). Would you be available sometimes this week to discuss your and my research interests? I would also be happy to volunteer in your lab for a few weeks before we commit to anything to see if this is a good match. I have attached my transcript and CV for your reference. (Câu hỏi phụ + Nguyện vọng) I look forward to hearing from you soon. Thank you for your consideration, Sincerely, <name> (Kết thư lịch sự)

• Ví dụ 2: Mình cần viết email xin thông tin về phòng ốc trong trường để tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên

Subject: Availability of the Dining Hall on October 5 Dear Alyce, My name is Mimy, an Entertainments Officer of the DCSA (giới thiệu qua về bản thân). I would like to know if our Dining Hall is available on Saturday, October 5 (Câu hỏi rõ ràng ngay từ đầu) We are organising a Freshers’ BOP to welcome all new students to Darwin Collegethis academic year (Thông tin nền). The party will be between 9 pm- 1 am with live music, aimed at reaching 400 students. I feel sure that the Dining Hall would be perfect for that (Thêm chi tiết). If possible, may we book the room on that day from 2 pm? We need a few hours before to put on decorations and set up the main stage. (Câu hỏi phụ + nguyện vọng). I look forward to hearing from you soon. Many thanks, Mimy <Kết thư lịch sự>

2. LOẠI 2: Reply to request for information (trả lời email yêu cầu thông tin)

• Sẽ khá mất thời gian nếu chúng ta cần gửi email qua lại nhiều lần cho một vấn đề. Do đó, chúng mình cần lưu ý trả lời đúng và đủ những câu hỏi nhận được.
• Ví dụ 3: lần này sẽ là câu trả lời từ mình dành cho một ban nhạc gửi ngỏ ý muốn biểu diễn ở trường mình và biết thêm thông tin về lịch diễn.

Subject: Play at Darwin May Ball 2020 Dear Shake The Tail Feather, Thanks for reaching out! We enjoyed your performance at the Big Auditions Weekend at Jesus College and are currently working how different acts could fit into our line-up (Cám ơn người gửi). I’m delighted to say that we would love to have you play for our ball this year, which is on Friday, June 19 (Trả lời câu hỏi). Currently, there is one slot available from 10 pm-11 pm, on the main stage. We will provide you with Drum kit, Piano keyboard, Guitar amp, Bass amp and the PA system. How does it sound to you? In term of a quote, I can either offer discounted tickets to the ball or pay in cash/cheque after the gig? (Bổ sung thêm thông tin/tài liệu). Let us know what you think and happy to discuss further details! (Thiện chí cho các email sau) Best wishes, Mimy (Kết thư lịch sự)

3. LOẠI 3: Networking follow-up email (email giữ liên lạc)

• Không thể phủ nhận rằng sự kết nối và kiến tạo mạng lưới đang dần trở thành một trong những kĩ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống. Chúng ta đi học, đi làm, đi họp hay ngay cả đi chơi đều có thể được gặp gỡ những người bạn, người thầy, người đồng nghiệp đáng quý. Để tận dụng được những cơ hội đó một cách triệt để, gửi email cũng là một công cụ hữu ích.
• Loại email cũng được chia ra từng mục đích khác nhau như: Giới thiệu bản thân; Cảm ơn những chia sẻ; Tiếp tục cuộc thảo luận đang chia sẻ; Tiếp nhận phản hồi… Theo Ivan Misner’s 24/7/30 System thì chúng mình nên gửi email kết nối trong vòng 24 giờ gặp gỡ, tạo kết nối trên mạng xã hội (Linkedin, Twitter, Research Gate…) trong vòng 7 ngày và cố gắng sắp xêp được một buổi discussion dù ngắn hay dài trong vòng 30 ngày.
• Ví dụ 4: Mình muốn tiếp tục trao đổi công việc với thầy giáo Subject: Great to meet you at the ABC Conference

Dear Dr. Allingham, I am My Pham, an MPhil student in Bioinformatics at the University of Cambridge. It was great to meet you at the ABC Conference in Belfast last Monday. I thoroughly enjoyed speaking with you after the keynote lecture and was fascinated to hear your insights into the future of genomics science. (Giới thiệu về bản thân và đề cập tới buổi gặp gỡ của hai bên). As we discussed, I am interested in <research topic>, so I would like to share my ideas with you and listen to any advice. (Đưa ra lí do gửi email). My current project focuses on … (Chia sẻ thêm thông tin) Would you have some time in the coming weeks to talk more about this topic? I understand that you are very busy, so I could adjust my schedule and work around yours. (Đưa nguyện vọng, đề nghị kết nối) I hope to hear from you soon, Thank you so much, Best Regards, My Pham (Kết thư lịch sự)

• Ví dụ 5: Giả sử mình đang liên hệ xin học PhD/ xin việc và có được vài lời gợi ý từ một giáo sư khi đang đi hội thảo. Mình muốn gửi email giữ liên lạc và cảm ơn vị giáo sư đó.

Subject: Nice meeting you at the ABC Conference Dear Dr. Brown, I am My Pham, an MPhil student in Bioinformatics at the University of Cambridge. It was a pleasure meeting you at the ABC Conference in Belfast last Monday. (Giới thiệu về bản thân và đề cập tới buổi gặp gỡ của hai bên) Your passions in doing science have motivated me a lot to pursue higher education, and I thought I would share my good news with you. (Đưa ra lí do gửi email). As you recommended, I contacted Prof. Cousin to discuss potential PhD positions at his lab. I’m pleased that we will be meeting to talk more about our research interests next week. (Chia sẻ thêm thông tin) Besides, please let me know if you hear of any further opportunities from other professors whom I should contact. I have attached my CV for your review. I also hope to have a chance to visit your lab soon. (Đưa nguyện vọng, đề nghị kết nối) Thank you so much for your advice and support. Sincerely, My Pham (Kết thư lịch sự)

4. LOẠI 4: Saying “no” nicely (email từ chối)

• Đây là loại email mình thấy khá khoai, phải dùng từ ngữ rồi lí do phù hợp để từ chối người ta. Vậy nên không thể vội vàng, tránh gây ra những tổn hại trong mối quan hệ của hai bên.
• Nhìn chung chỉ cần bạn viết lịch sự thì các cô các thầy cũng vui vẻ ấy vì thứ nhất họ cũng hiểu là học sinh thường nộp hồ sơ ít nhất 2-3 chỗ, thứ hai là họ cũng không sợ không tuyển được sinh viên. Nhưng mà cũng không nên om quyết định lâu quá, kẻo lại lỡ mất cơ hội học tập của các bạn khác.
• Ví dụ 6: dưới đây là email mình gửi cho giáo sư tại trường ĐH Liverppol để từ chối học bổng PhD.

Subject: Decision on a PhD opportunity Dear Prof. Baker, I have given a lot of thought to your offer for me to do my PhD in your lab. (Mở bài thể hiện bạn đã dành thời gian suy nghĩ về vấn đề này) While I am very honoured to be asked to take on this opportunity, I am afraid I must decline it now. (Đưa ra lời từ chối) I have got accepted to a PhD program at the University of Cambridge with full studentship. The program allows me to undertake rotations in three different research groups during the first year. Honestly, I find it more suitable for me to develop skills on both at the bench and in data analysis. (Giải thích lí do cụ thể) However, your research is still exciting to me, and I would like to keep in contact with you for further discussions. Besides, I am writing a manuscript on <research topic>, and happy to send it over if you are interested. (Thể hiện sự kết nối hoặc chia sẻ dự định sắp tới) I do hope you will understand my reasoning on this. Thank you again for your support, Best Regards, Ha My (kết thư lịch sự)

5. LOẠI 5: Writting reminders (email nhắc lại)

• Chúng ta không thể nhớ được hết tất cả mọi thứ. Bản thân mình đôi khi đọc mail, tự nhủ là sẽ trả lời sau nhưng rốt cuộc lại quên khuấy mất. chính vì thế, gửi email nhắc lại là rất cần thiết. Tuy nhiên viết email thế nào để người nhận không cảm thấy bị ép buộc hay trách móc, mình có vài gợi ý như dưới đây:
• Ví dụ 7: ngữ cảnh đưa ra là mình cần gửi email cho thầy hướng dẫn, nhắc thầy gửi lại những sửa chữa hay ý kiến đóng góp vào luận án của mình, vì chỉ còn một tuần nữa là tới hạn nộp.

Subject: MPhil thesis comments needed by this Wednesday Dear Prof. Harris, I know that you are busy, but hopefully you have been working on my writing. (Thể hiện sự cảm thông khi người nhận chưa trả lời mail). I just wanted to remind you that I really need your comments and suggestions on the Introduction and the Discussion as mentioned in my emails below. (Nhắc lại nhu cầu, mong muốn của bản thân, dùng “I” thay vì “you” để người đọc không thấy phật lòng) Could you please get this to me by 5 pm this Wednesday? I can then have time to go through my thesis again and submit it on time, since the deadline gets closer, on Monday next week. (Đề cập lại thông tin về thời gian và lí do cần nhận được phản hồi sớm) Please let me know if you have any questions or need a little bit more time, Thank you so much for your support, With best wishes, My Pham (Kết thư lịch sự)

Tạm kết:

Trong quá trình học tập và làm việc, viết nhiều sẽ thành quen, rồi chúng ta sẽ chau chuốt thêm các yếu tố khác như tính cách, văn phong, ngôn từ, văn hoá để gây được ấn tượng tốt hơn. Việc không nhận được phản hồi sau email đầu tiên cũng không phải là hiếm. Chúng mình nên đọc lại email thứ nhất để xem có điêm yếu nào cần cải thiện không. Sau đó các bạn hoàn toàn có thể gửi email thứ 2 với nội dung tương tự, nhưng điều chỉnh và làm nổi bật những điểm mạnh.

Nguồn: Phạm Hà My- Cựu sinh viên Gen 2, học bổng toàn phần nghiên cứu sinh tại Đại học Cambridge