Hành chính văn phòng hiện đang thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trẻ. Thông thường, công việc này không đòi hỏi quá nhiều kiến thức chuyên môn cụ thể. Tuy nhiên, để đảm nhận vị trí này một cách xuất sắc nhất, bạn cần nắm vững kiến thức về các công việc cần làm và trang bị cho mình những tố chất cũng như kỹ năng cần thiết.
Tìm hiểu thêm các chức vụ trong công ty:
- Thư ký văn phòng
- Lễ tân văn phòng
- Admin văn phòng
1. Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng (hành chính nhân sự) là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, quản lý tài liệu, thông tin, lưu trữ và xử lý hồ sơ tại một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước.
Hành chính văn phòng là gì
Điều này đồng nghĩa, công việc hành chính là bao gồm các nhiệm vụ như quản lý tài liệu, bảo mật thông tin, tiếp nhận và xử lý hồ sơ, tổ chức và quản lý lịch trình, hội nghị, sự kiện, và hỗ trợ các công việc khác tại văn phòng.
2. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động và tổ chức tại các tổ chức, doanh nghiệp thì nhân viên hành chính văn phòng cần thực hiện tốt những công việc sau:
2.1 Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Quản lý hồ sơ, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của nhân viên hành chính văn phòng. Việc quản lý hồ sơ, giấy tờ hiệu quả có thể giúp tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và đối tác với tổ chức, doanh nghiệp.
Cụ thể, nhân viên hành chính cần thực hiện tốt các việc sau:
- Tạo, duyệt, và quản lý các hồ sơ và giấy tờ quan trọng của tổ chức.
- Sắp xếp và lưu trữ tài liệu sao cho dễ tra cứu và sử dụng.
- Xử lý các yêu cầu liên quan đến văn bản và tài liệu.
Hơn thế, nhân viên hành chính văn phòng còn cần phải đảm bảo rằng các tài liệu, hồ sơ, văn bản được lưu trữ, phân loại và đánh số một cách cẩn thận và chính xác.
2.2 Quản lý tài sản, thiết bị
Ngoài quản lý hồ sơ, giấy tờ thì quản lý tài sản, thiết bị trong một tổ chức, doanh nghiệp cũng là công việc nhân viên hành chính văn phòng cần thực hiện.Việc quản lý này bao gồm:
- - Theo dõi và kiểm tra tình trạng của các tài sản và thiết bị trong văn phòng.
- - Điều phối việc mua sắm và bảo trì thiết bị và vật phẩm văn phòng cần thiết.
Quản lý hồ sơ, giấy tờ là công việc quan trọng của hành chính văn phòng
Quản lý tài sản, thiết bị hiệu quả sẽ giúp cho việc sử dụng và bảo trì các tài sản và thiết bị tại cơ quan, doanh nghiệp được tốt hơn và đảm bảo tuổi thọ, cũng như hiệu suất hoạt động.
2.3 Quản lý hồ sơ nhân sự
Một trong những công việc hành chính văn phòng quan trọng mà bộ phận hành chính cần thực hiện là quản lý hồ sơ nhân sự. Việc này vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo thông tin toàn bộ nhân viên luôn được cập nhật nhanh nhất và chính xác nhất.
Ngoài ra, đối với một số cơ quan, doanh nghiệp, nhân viên hành chính còn phải đảm bảo về các quy trình liên quan đến nhân sự như quản lý chấm công, nghỉ phép và các khoản chi tiêu liên quan đến nhân viên được thực hiện đầy đủ và chính xác.
2.4 Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Ngoài các nhiệm vụ quản lý hồ sơ, giấy tờ, tài sản, thiết bị và hồ sơ nhân sự, nhân viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ lên bảng lương, thưởng hàng tháng.
Công việc này bao gồm tính toán và cập nhật lương và các khoản phụ cấp, thưởng cho nhân viên theo đúng quy định của tổ chức, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước.
Lên bảng lương là công việc quan trọng mà hành chính nhân sự nào cũng cần làm
Việc lên bảng lương và thưởng hàng tháng đúng cách giúp đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và duy trì một môi trường làm việc ổn định và công bằng.
2.5 Lễ tân văn phòng
Đối với một số cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên hành chính văn phòng phải đảm nhiệm công việc lễ tân một cách chuyên nghiệp.
- - Quản lý cuộc gọi đi và đến và đảm bảo họ được đón tiếp một cách chuyên nghiệp.
- - Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng hoặc đồng nghiệp khi đến văn phòng.
- - Hỗ trợ tài liệu, bánh, nước, thiết bị… cần thiết cho cuộc họp của công ty
Việc này nhằm đảm bảo khách hàng và đối tác nhận được sự hoan nghênh và hỗ trợ khi đến văn phòng.
2.6 Thư ký hỗ trợ
Trong một số trường hợp, nhân viên hành chính nhân sự phải trở thành thư ký trong các cuộc họp hoặc thực hiện công việc của Trợ Lý Giám Đốc. Công việc hành chính văn phòng cần là sắp xếp lịch làm việc cho cấp trên, lịch hợp, chuẩn bị các trang thiết bị, hồ sơ cần thiết trong những cuộc họp, buổi phỏng vấn, ghi chép lại các nội dung quan trọng trong cuộc họp…
Xem thêm: HR Là Gì? Nhiệm Vụ & Vai Trò Của HR Trong Doanh Nghiệp
3. Các yêu cầu cơ bản của nhân viên hành chính văn phòng
Để có thể làm tốt công việc nhân viên hành chính văn phòng, ngoài việc trang bị các kiến thức chuyên ngành cần có, bạn cũng cần có những yếu tố sau:
3.1 Về tố chất
- Tính tổ chức: Tính tổ chức là tố chất quan trọng để quản lý tài liệu, thời gian và các nhiệm vụ. Nhân viên hành chính cần biết cách sắp xếp công việc và ưu tiên nhiệm vụ để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách suôn sẻ.
- Sự cẩn thận & tỉ mỉ: Sự cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc là một tố chất cần có của một người nhân viên hành chính văn phòng. Tố chất này giúp họ đảm bảo rằng mọi thông tin và tài liệu trong công ty sẽ được xử lý chính các và không bị sai sót.
Tinh thần sẵn sàng hỗ trợ mọi người là tố chất không thể thiếu của hành chính văn phòng
- Chăm chỉ, tận tâm và nghiêm túc với công việc: Công việc của hành chính văn phòng sẽ không đòi hỏi quá cao về kinh nghiệm chuyên môn, nhưng khối lượng công việc mỗi ngày là rất nhiều. Do đó, sự chăm chỉ và nghiêm túc trong công việc sẽ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ mọi người: Đây là một tố chất bắt buộc phải có đối với một nhân viên hành chính. Bởi vì bạn sẽ là trung tâm liên lạc và tìm đến của hầu hết nhân viên trong công ty mỗi khi có vấn đề cần được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc. Vì thế, tinh thần sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ mọi người là vô cùng quan trọng đối với vị trí này.
3.2 Về kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tốt và hiệu quả là một trong số những kỹ năng quan trọng đối với một nhân viên hành chính để tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Bạn cần biết cách lắng nghe và trò chuyện một cách rõ ràng và lịch sự để thể hiện được văn hóa và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp mình.
- Khả năng làm việc nhóm: Trong một số trường hợp, nhân viên hành chính phải làm việc cùng với đồng nghiệp hoặc các bộ phận khác. Do đó, khả năng làm việc nhóm là cần thiết để đảm bảo sự hợp tác trong tổ chức.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Nắm rõ các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết sẽ giúp một nhân viên hành chính nhân sự dễ dàng và thuận lợi hơn trong quá trình làm việc như quản lý tài liệu, tổng hợp thông tin, chấm công…
Tham khảo ngay một số kỹ năng quan trọng:
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng thuyết phục
- Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
- Kỹ năng thuyết trình
3.3 Về kinh nghiệm
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Kinh nghiệm trong việc tạo, duyệt, và quản lý hồ sơ nhân viên là quan trọng. Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin cá nhân, quản lý hợp đồng lao động, và theo dõi các chứng chỉ hoặc bằng cấp của nhân viên.
- Giải quyết vấn đề nhân sự: Nhân viên hành chính cần có kinh nghiệm trong việc giải quyết xung đột lao động, xử lý khiếu nại từ nhân viên, và hỗ trợ trong quá trình giải quyết các vấn đề nhân sự khác.
Kinh nghiệm sẽ giúp nhân viên hành chính hoàn thành tốt công việc của mình
- Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên: Để đạt được hiệu suất cao trong công việc, một nhân viên hành chính cần trang bị cho mình kinh nghiệm trong việc xác định nhu cầu đào tạo, lên kế hoạch đào tạo, và theo dõi quá trình đào tạo và phát triển nhân viên.
- Hiểu biết về quy định và luật lao động: Hiểu biết sâu rộng về các quy định và luật lao động liên quan đến tuyển dụng, quản lý nhân sự, và các quyền và nghĩa vụ của nhân viên là rất quan trọng.
4. Cơ hội thăng tiến cho nhân viên hành chính văn phòng
Cơ hội thăng tiến cho nhân viên hành chính văn phòng có thể đa dạng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô và loại hình hoạt động công ty, sự hiệu quả trong công việc, quyết tâm, và khả năng học hỏi của chính bạn.
4.1 Cấp bậc nhân viên
Ở cấp bậc nhân viên, bạn có thể đảm nhiệm công việc hành chính nhân sự tại một số vị trí nhất định trong công ty như:
- - Nhân viên lễ tân tại công cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
- - Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, hồ sơ, thư tín và các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản,…
Ở cấp bậc này, vị trí hành chính nhân sự không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm, kiến thức. Tuy nhiên bạn cần đảm bảo một số tố chất nhất định để có thể làm tốt các công việc được giao.
4.2 Cấp bậc thư ký
Thư ký là một vị trí yêu cầu khá cao về tính chuyên môn và có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp trên quản lý một loạt các công việc liên quan đến tổ chức.
Một số công việc chính mà thư ký cần thực hiện như:
- - Hỗ trợ cấp trên soạn văn bản, sắp xếp lịch họp, lịch trình phù hợp cho các Sếp
- - Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, quản lý hồ sơ…
Thư ký là cấp bậc đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự phải có trình độ chuyên môn cao
Để có thể làm tốt tại cấp bậc thư ký, bạn cần trang bị cho bản thân những kỹ năng cần thiết như: kỹ năng phân tích, phán đoán, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian làm việc hiệu quả.
4.3 Cấp bậc quản trị
Cấp bậc cao nhất trong lĩnh vực nhân viên hành chính thường là vị trí Trưởng phòng Hành chính hoặc Giám đốc Hành chính. Để đạt được cấp bậc này, bạn cần phải tích lũy nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính và có trình độ chuyên môn cao.
Hành chính nhân sự là một ngành đặc thù với nhiều tố chất nhất định như tỉ mỉ, nhẹ nhàng và khéo léo nên hầu hết nhân sự tại ngành này thường là nữ giới. Mặc dù không phải là một trong những ngành hot nhất hiện nay, nhưng công việc hành chính văn phòng vẫn thu hút nhiều tài năng trẻ mỗi năm. Đây cũng được xem là một công việc mang tính ổn định cao cùng khả năng thăng tiến trong công việc.
Trên đây là những thông tin liên quan đến công việc hành chính văn phòng mà Maison Office muốn chia sẻ cùng các bạn. Mong rằng những thông tin trên đây giúp bạn hiểu hơn về khái niệm hành chính văn phòng cũng như công việc và lộ trình thăng tiến của ngành này.
