Kho nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Bài viết sau phân tích tầm quan trọng của kho này, quy trình quản lý và những ứng dụng công nghệ để quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1. Kho nguyên vật liệu là gì?
Kho nguyên vật liệu là kho chứa các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất hàng hoá hoặc dịch vụ. Đây là nơi lưu trữ và quản lý nguyên liệu, thành phần, phụ liệu mà một doanh nghiệp cần để thực hiện các quy trình sản xuất của mình.
Trong doanh nghiệp sản xuất, kho có vai trò quan trọng nhằm duy trì và tăng cường quá trình sản xuất, giúp việc sản xuất không bị gián đoạn. Vì vậy quản lý kho NVL có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp sản xuất hiệu quả, linh hoạt từ đó giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận..
- Xem thêm: Kho thành phẩm là gì? Cách quản lý kho thành phẩm hiệu quả
2. Vai trò của quản lý kho nguyên vật liệu
Quản lý kho NVL có vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, nhất là trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh:
2.1 Quản lý nguyên vật liệu
Quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu không gian lưu trữ để giảm chi phí và tăng hiệu quả lưu kho nguyên vật liệu. Nhờ phân loại và ưu tiên lưu trữ dựa trên giá trị, độ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm bớt tồn kho.
Ngoài ra, việc sử dụng kỹ thuật như lưu trữ sâu, chồng lên nhau giúp tận dụng không gian tối đa. Việc sử dụng công nghệ giúp theo dõi và kiểm soát tồn kho nhanh chóng, chính xác, tối ưu chi phí.
2.2 Duy trì nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất
Quản lý kho NVL giúp cân bằng, hạn chế thiếu hụt, dư thừa nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Ngoài ra, giúp quá trình này diễn ra hiệu quả không bị gián đoạn, tạm dừng do thiếu nguyên vật liệu.
2.3 Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu ra, đầu vào
Trong quá trình nhập kho nguyên vật liệu, qua kiểm tra về chất lượng (IQC), các nguyên vật liệu được lưu kho đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra. Đây là yếu tố quan trọng phục vụ cho quá trình sản.xuất đạt hiệu quả cao,và mang đến sự hài lòng cao cho khách hàng.
Việc sử dụng các phương pháp nhập trước - xuất trước hay nhập trước - xuất sau giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn nguyên vật liệu trong kho hiệu quả, tránh lãng phí do hư hỏng, không sử dụng trong thời gian dài, cung cấp nguyên vật liệu đạt chuẩn chất lượng cho quá trình sản xuất.
- Xem thêm: Kho bán thành phẩm là gì? Cách quản lý kho bán thành phẩm
3. Cách quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả
3.1 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Đầu tiên, doanh nghiệp dựa vào nhu cầu sản xuất, tiêu thụ để xác định mức nhập kho nguyên vật liệu hợp lý. Sau đó tiến hành tạo lệnh nhập kho và triển khai kế hoạch nhập kho. Tiếp đến, doanh nghiệp liên lạc với nhà cung cấp để xác nhận thời gian giao hàng, xác định rõ các điều khoản và điều kiện giao hàng.
Khi nguyên vật liệu được giao đến, cần kiểm tra kỹ theo tiêu chuẩn đã đặt ra (IQC), đảm bảo đúng với đơn hàng về số lượng và chất lượng.
Nguyên vật liệu sau khi được kiểm tra sẽ tiến hành ghi nhận vào hệ thống quản lý kho để theo dõi. Tiến hành gắn tem nhãn cho nguyên vật liệu để quá trình lưu trữ và lấy ra hiệu quả. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng Barcode, QR Code để quản lý kho NVL chính xác và nhanh chóng hơn.
Lưu ý trong quá trình lưu trữ cần bảo quản an toàn để tránh hư hỏng, chú ý các yêu cầu đặc biệt như nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm.
3.2 Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
Bộ phận quản lý kho nguyên vật liệu cần kiểm tra và xác nhận thông tin về yêu cầu, danh sách nguyên vật liệu cần xuất kho, và các văn bản liên quan như hoá đơn mua hàng và chứng từ nhập kho.
Nhân viên kho kiểm tra số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu cần xuất kho để sử dụng trong quá trình sản xuất. Bằng cách sử dụng phần mềm hệ thống quản lý kho, việc tìm kiếm và cung cấp nguyên vật liệu nhanh chóng, chính xác.
Sau đó, nhân viên lập phiếu xuất kho, ghi rõ số lượng, mô tả chi tiết của từng loại nguyên vật liệu. Quy trình xuất kho cần đảm bảo kiểm soát chặt chẽ về số lượng và chất lượng, tránh thất thoát nguyên vật liệu.
3.3 Quy trình quản lý tồn kho nguyên vật liệu (kiểm kê)
Theo định kỳ khi nhận nguyên vật liệu mới hoặc theo yêu cầu từ bộ phận lãnh đạo, nhân viên
tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu có trong kho. Quá trình kiểm kê cần được so sánh và cập nhật với thông tin trên hệ thống quản lý.
Nếu có sự khác biệt về chất lượng hay số lượng, cần xác định ghi chép lại. Nếu có tình trạng mất mát, cần xác định nguyên nhân để thực hiện các biện pháp khắc phục ngăn chặn tình trạng tương tự trong tương lai.
4. Công nghệ hỗ trợ quản lý kho nguyên vật liệu
4.1 Barcode, QR Code
Nhờ tích hợp Barcode, QR Code, doanh nghiệp tránh sai sót do nhập liệu thủ công và tăng cường chính xác trong việc theo dõi tồn kho nguyên vật liệu. Trong quá trình xuất kho, mã vạch và mã QR giúp giảm thời gian xác nhận, nhân viên kho chỉ cần quét mã để xác nhận lấy hàng, giảm thời gian rủi ro phát sinh từ nhầm lẫn hoặc ghi chép sai.
Sử dụng Barcode và QR Code còn có tác dụng lớn trong việc theo dõi lịch trình di chuyển của nguyên vật liệu/sản phẩm, từ đó giúp các cấp quản lý đưa ra chiến lược về tồn kho và tối ưu hoá quy trình cung ứng.
4.2 RFID
Các thẻ RFID được gắn trên các nguyên vật liệu giúp người quản lý đọc và ghi lại dữ liệu từ xa mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Giống với Barcode và QR Code, thông tin của nguyên vật liệu có gắn thẻ RFID được cập nhật và theo dõi tự động trong quá trình di chuyển trong kho.
RFID giúp giảm thời gian và công sức quét mã tay, tăng cường hiệu quả làm việc, giảm sai sót. Ngoài ra, công nghệ này giúp theo dõi và quản lý tồn kho chi tiết, thông tin về từng sản phẩm có sẵn ngay lập tức giúp xác nhận vị trí hàng hoá một cách nhanh chóng, chính xác, giảm “lạc đường” nguyên vật liệu, mất mát hàng hoá trong kho nguyên vật liệu
4.3 Phương pháp Pick to Light
Đây là phương pháp sử dụng ánh sáng hướng dẫn, thường là đèn LED hoặc màn hình hiển thị, để hướng dẫn nhân viên đến vị trí cụ thể của từng mục hàng trong kho. Điều này tối ưu hóa quá trình lấy hàng, giúp nhân viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống quản lý kho gắn mỗi vị trí chứa hàng với một đèn LED hoặc màn hình hiển thị nhờ vậy tăng tốc và giảm sai sót trong việc lấy hàng.
4.4 Công nghệ Blockchain
Công nghệ Blockchain giúp theo dõi nguồn gốc của hàng hoá trong kho nguyên vật liệu. Mỗi lô hàng từ khi sản xuất đến khi nhập kho được ghi lại trong khối dữ liệu không thể thay đổi. Vì vậy đảm bảo thông tin về nguồn gốc, chất lượng và quá trình sản xuất nguyên vật liệu minh bạch không thể giả mạo.
Ngoài ra Blockchain giúp giảm sai sót và xâm nhập thông tin, sửa đổi không đáng kể, từ đó tăng tính an toàn và bảo mật dữ liệu.
5. Ứng dụng phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu
Phần mềm quản lý kho của doanh nghiệp cần được tích hợp với hệ quản lý sản xuất để mang đến giải pháp đồng bộ và gia tăng hiệu suất, lợi nhuận. SEEACT MES System chính là giải pháp hàng đầu hiện nay giải quyết các vấn đề về quy trình sản xuất, hay quản lý kho cho mọi doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích của hệ thống quản trị sản xuất SEEACT-MES trong quản lý kho:
- Tăng hiệu suất của các hoạt động kho: Tối ưu hoá quy trình lưu trữ, sắp xếp hàng hóa và đảm bảo dễ dàng lưu chuyển hàng hoá, nguyên vật liệu qua việc sử dụng Barcode, QR Code.
- Quản lý kho nguyên vật liệu và hàng hoá dễ dàng: Thông tin về tên, mã, thông tin về số lô hàng, số serial, hạn sử dụng…
- Dễ dàng theo dõi thông tin để đưa ra quyết định: Cung cấp thông tin về hàng tồn kho, việc di chuyển và sử dụng nguyên vật liệu, giúp người quản lý dễ đàng theo dõi để đưa ra chiến lược kịp thời.
- Giảm lỗi kiểm kê và tồn kho dư thừa: Việc tự động hóa quy trình quản lý kho giúp nhân viên giảm sai sót và tránh lượng tồn kho dư thừa. Theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho, hiển thị năng lực kho cũng như cảnh báo mức tồn tối thiểu, tối đa.
- Kiểm tra chất lượng trước nhập, trong quá trình lưu kho, xuất kho, điều chuyển, theo dõi lịch sử chất lượng hàng hóa để đưa ra quyết định kịp thời, gia tăng uy tín của doanh nghiệp.
Có thể thấy hiện nay khi nhu cầu thị trường biến động không ngừng, trước những thách thức trong quản lý kho nguyên vật liệu, doanh nghiệp ngoài cần nắm được kho nguyên vật liệu là gì, cách quản lý hiệu quả cũng cần thường xuyên thiết lập các chiến lược quản lý kho linh hoạt, sử dụng công nghệ thông tin, và thiết lập mối quan hệ ổn định với các nhà cung cấp để nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm:
- Hệ thống quản lý kho WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của WMS
- Giải pháp trong nhà máy sản xuất của https://daco.vn/
